ทักษะที่สำคัญสำหรับงานธุรการ
เนื้อหา
- การสื่อสาร
- เทคโนโลยี
- องค์กร
- การวางแผน
- การแก้ปัญหา
- ทักษะการบริหารเพิ่มเติม
- ตรวจสอบประวัติและตัวอย่างจดหมายสมัครงาน
- วิธีทำให้ทักษะของคุณโดดเด่น
ด้านล่างเป็นรายการทักษะการบริหารที่สำคัญที่นายจ้างส่วนใหญ่มองหา นอกจากนี้ยังรวมรายการย่อยของทักษะการบริหารที่เกี่ยวข้อง
พัฒนาทักษะเหล่านี้และเน้นไปที่การสมัครงานประวัติย่อจดหมายสมัครงานและการสัมภาษณ์ แสดงว่าคุณมีทักษะเฉพาะที่ บริษัท กำลังมองหาจะช่วยให้คุณได้รับการว่าจ้างและเลื่อนตำแหน่ง
การสื่อสาร
การสื่อสารเป็นทักษะที่อ่อนนุ่มในการบริหารที่สำคัญ พนักงานธุรการมักต้องติดต่อกับนายจ้างพนักงานและลูกค้าไม่ว่าจะด้วยตนเองหรือทางโทรศัพท์ มันเป็นสิ่งสำคัญที่พวกเขาพูดอย่างชัดเจนและเสียงดังรักษาเสียงในเชิงบวก การเป็นนักสื่อสารที่ดีหมายถึงการเป็นผู้ฟังที่ดี คุณต้องรับฟังข้อสงสัยและข้อกังวลของผู้จัดการผู้จัดการพนักงานคนอื่น ๆ และลูกค้าอย่างระมัดระวัง
ทักษะการสื่อสารที่เขียนเป็นสิ่งสำคัญมาก ตำแหน่งการบริหารส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการเขียนจำนวนมาก พนักงานธุรการมักถูกขอให้เขียนเอกสารที่หลากหลายรวมถึงบันทึกช่วยจำสำหรับนายจ้างสำเนาสำหรับเว็บไซต์ของ บริษัท หรือข้อความอีเมลสำหรับพนักงานหรือลูกค้า พวกเขาจะต้องสามารถเขียนได้อย่างชัดเจนถูกต้องและเป็นมืออาชีพ
งานและทักษะการสื่อสารอื่น ๆ ได้แก่ :
- ตอบรับโทรศัพท์
- จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ
- โทรหาลูกค้า
- ลูกค้าสัมพันธ์
- การสื่อสาร
- จดหมาย
- บริการลูกค้า
- ผู้กำกับ
- การแก้ไข
- อีเมล์
- ยื่น
- อวยพรลูกค้า
- อวยพรพนักงาน
- อวยพรผู้เยี่ยมชม
- ความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล
- ฟัง
- การสื่อสารด้วยวาจา
- การเสนอ
- ประชาสัมพันธ์
- พูดในที่สาธารณะ
- พนักงานต้อนรับ
- การจดชวเลข
- การทำงานเป็นทีม
- การเขียน
- การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร
เทคโนโลยี
พนักงานธุรการจะต้องใช้เครื่องมือทางเทคโนโลยีที่หลากหลายตั้งแต่ Microsoft Office Suite ไปจนถึง WordPress จนถึงโปรแกรมการตั้งเวลาออนไลน์ พวกเขายังต้องใช้และมักจะดูแลรักษาอุปกรณ์สำนักงานเช่นแฟกซ์สแกนเนอร์และเครื่องพิมพ์
นี่คือรายการความรู้หรือทักษะด้านเทคนิคอื่น ๆ ที่จำเป็นสำหรับพนักงานธุรการ:
- คอมพิวเตอร์
- การเผยแพร่บนเดสก์ท็อป
- การจัดการเอกสาร
- รับส่งโทรสาร
- อินเทอร์เน็ต
- การดูแลรักษาบันทึกสำนักงาน
- Microsoft Office
- เครื่องใช้สำนักงาน
- การสั่งซื้ออุปกรณ์สำนักงาน
- การประมวลผลคำสั่ง
- ภาพ
- QuickBooks
- บันทึกการรักษา
- วิจัย
- ใช้งาน Office Machines
- ซอฟต์แวร์
- Spreadsheets
- เวลาและการเรียกเก็บเงิน
- การถอดความ
- การพิมพ์
- พิมพ์จากการเขียนตามคำบอก
- การเตรียมการประชุมทางวิดีโอ
- ข้อความเสียง
- การประมวลผลคำ
องค์กร
งานด้านการบริหารทุกประเภทต้องการทักษะองค์กรที่แข็งแกร่งในการจัดการงานหลายอย่าง เจ้าหน้าที่สนับสนุนการบริหารต้องจัดการปฏิทินต่างๆจัดตารางนัดหมายและทำให้สำนักงานมีประสิทธิภาพ
นี่คือทักษะขององค์กรที่จำเป็นสำหรับงานบริหาร:
- ความถูกต้อง
- การตั้งค่าการนัดหมาย
- ใส่ใจในรายละเอียด
- การเรียกเก็บเงิน
- วิชาการทำบัญชี
- ปฏิทินและการเชื่อมต่อ
- เกี่ยวกับพระ
- อย่างมีประสิทธิภาพ
- ยื่น
- สินค้าคงคลัง
- ความคุ้นเคยทางกฎหมาย
- multi-tasking
- สำนักบริหาร
- การจัดการสำนักงาน
- การเรียงลำดับและการส่งเมล
- การจัดการเวลา
- การเตรียมการเดินทาง
การวางแผน
ทักษะการบริหารที่สำคัญอีกประการหนึ่งคือความสามารถในการวางแผนและกำหนดเวลาล่วงหน้า นี่อาจหมายถึงการจัดการการนัดหมายของใครบางคนการสร้างแผนเมื่อพนักงานป่วยหรือพัฒนาระบบขั้นตอนการปฏิบัติงานในสำนักงาน ผู้ดูแลระบบจะต้องสามารถวางแผนล่วงหน้าและเตรียมความพร้อมสำหรับปัญหาสำนักงานที่อาจเกิดขึ้น
นี่คืองานบริหารที่เกี่ยวข้องกับการวางแผนอื่น ๆ ที่ต้องการ:
- วิเคราะห์
- การสื่อสาร
- การประเมินผล
- การประสานงานเหตุการณ์
- ตั้งเป้าหมาย
- การใช้การกระทำ
- การนัดหมาย
- การวางแผนการประชุม
- ตรวจสอบการกระทำ
- จัด
- ทำนาย
- จัดลำดับความสำคัญ
การแก้ปัญหา
ทักษะการแก้ปัญหาและการคิดอย่างมีวิจารณญาณมีความสำคัญสำหรับตำแหน่งการบริหารใด ๆ ผู้ดูแลระบบมักเป็นคนที่ไปพบกับพนักงานและลูกค้าเพื่อขอความช่วยเหลือเกี่ยวกับคำถามหรือปัญหา พวกเขาจะต้องสามารถได้ยินปัญหาที่หลากหลายและแก้ปัญหาด้วยการคิดเชิงวิพากษ์
นี่คือทักษะการแก้ปัญหาและการคิดอย่างมีวิจารณญาณที่จำเป็น:
- แน่วแน่
- ลูกค้าสัมพันธ์
- การทำงานร่วมกัน
- การคิดเชิงวิพากษ์
- การตัดสินใจ
- ความสัมพันธ์ของพนักงาน
- เป้าหมายที่มุ่งเน้น
- การดำเนินการ
- การแก้ไขปัญหา
- การไกล่เกลี่ย
- การประสานงานสำนักงาน
- วิจัย
- การดูแล
- การทำงานเป็นทีม
- การอบรม
- การแก้ไขปัญหา
ทักษะการบริหารเพิ่มเติม
นี่คือทักษะการบริหารเพิ่มเติมสำหรับประวัติย่อจดหมายสมัครงานและการสัมภาษณ์ ทักษะที่จำเป็นจะแตกต่างกันไปตามงานที่คุณสมัครดังนั้นโปรดตรวจสอบรายชื่อทักษะที่ระบุไว้ตามงานและประเภททักษะ
- พลวัต
- การจัดการอุปกรณ์
- ยื่น
- มีความยืดหยุ่น
- รักษาโฟกัส
- องค์กร
- อดทน
- น่ารื่นรมย์
- ความเป็นมืออาชีพ
- ความมั่งคั่ง
- แรงจูงใจในตัวเอง
- การวางแผนเชิงกลยุทธ์
- ใช้ความคิดริเริ่ม
- การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร
ตรวจสอบประวัติและตัวอย่างจดหมายสมัครงาน
ตรวจสอบตัวอย่างของเรซูเม่และจดหมายปะหน้าสำหรับตำแหน่งผู้ดูแลระบบ
- จดหมายปะหน้าผู้ช่วยธุรการ
- ผู้ช่วยผู้บริหารงาน
วิธีทำให้ทักษะของคุณโดดเด่น
เพิ่มทักษะที่เกี่ยวข้องไปยังเรซูเม่ของคุณ:รวมถึงคำศัพท์ที่เกี่ยวข้องกับงานในประวัติย่อของคุณมากที่สุดโดยเฉพาะอย่างยิ่งในรายละเอียดของประวัติการทำงานของคุณ
ไฮไลท์ทักษะในตัวอักษรที่ครอบคลุมของคุณ:รวมทักษะการบริหารของคุณลงในจดหมายปะหน้าของคุณ รวมทักษะหนึ่งหรือสองอย่างและให้ตัวอย่างเฉพาะของอินสแตนซ์เมื่อคุณสาธิตคุณลักษณะเหล่านี้ในที่ทำงาน
ใช้งานคำศัพท์ระหว่างการสัมภาษณ์งาน:คุณสามารถใช้คำเหล่านี้ในการสัมภาษณ์งานของคุณ เตรียมพร้อมที่จะยกตัวอย่างว่าคุณใช้ทักษะเหล่านี้อย่างไรเมื่อคุณตอบคำถามสัมภาษณ์ผู้บริหาร
