วิธีจัดรูปแบบข้อความอีเมลอย่างมืออาชีพ

เนื้อหา

• หัวเรื่อง
• คำอวยพร
• เนื้อหาของข้อความ
• จัดรูปแบบข้อความอีเมลของคุณ
• รวมลายเซ็นอีเมล
• อย่าลืมไฟล์แนบ
• เทมเพลตข้อความอีเมล์
• เทมเพลตข้อความอีเมล์
• ตัวอย่างข้อความอีเมล์ระดับมืออาชีพ (เฉพาะข้อความ)

เมื่อคุณส่งคำถามเกี่ยวกับงานหรือสมัครงานสิ่งสำคัญคือการจัดรูปแบบอีเมลของคุณอย่างมืออาชีพเหมือนกับจดหมายธุรกิจอื่น ๆ ท้ายที่สุดทุกคน - ผู้สรรหาและผู้จัดการรวมอยู่ด้วย - รับอีเมลจำนวนมาก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณโดดเด่นเนื่องจากเนื้อหาและไม่ใช่เพราะความผิดพลาดเลอะเทอะรูปแบบไม่ดีหรือภาษาที่ใช้งานง่ายเกินไป

ใช้แบบอักษรที่อ่านได้ในขนาด 10 หรือ 12 จุดในอีเมลของคุณ ส่งอีเมลที่เกี่ยวข้องกับการค้นหางานจากที่อยู่อีเมลระดับมืออาชีพ - ที่อยู่อีเมลของคุณควรรวมชื่อและนามสกุลของคุณหรือชื่อและนามสกุล ต่อไปนี้เป็นสิ่งที่ควรรวมเมื่อส่งจดหมายโต้ตอบการค้นหางานและรูปแบบข้อความอีเมลที่คุณควรใช้เมื่อคุณส่งข้อความอีเมลที่เกี่ยวข้องกับการจ้างงาน

หัวเรื่อง

อย่าลืมใส่หัวเรื่องในอีเมลของคุณ

หากคุณลืมที่จะรวมไว้ข้อความของคุณอาจจะไม่ได้เปิด ใช้บรรทัดหัวเรื่องเพื่อสรุปสาเหตุที่คุณส่งอีเมล ตัวอย่างของหัวเรื่องที่แข็งแกร่ง:

• แอพลิเคชันสำหรับการตลาดรอง - Jane Smith
• ขอสัมภาษณ์ที่ให้ข้อมูล
• Thank You - สัมภาษณ์รองการตลาด
• อ้างอิงโดย [ชื่อบุคคล] สำหรับ [การให้ข้อมูลสัมภาษณ์สนทนา XYZ ฯลฯ ]

คำอวยพร

หากคุณมีบุคคลที่ติดต่อให้ระบุที่อยู่อีเมลของคุณถึง Dear Mr./Ms นามสกุล. ถ้าเป็นไปได้ค้นหาชื่อผู้จัดการของการจ้างงาน บางครั้งข้อมูลนี้จะรวมอยู่ในรายการงาน หากไม่เป็นเช่นนั้นให้ใช้เว็บไซต์อย่างเช่น LinkedIn เพื่อพิจารณาผู้ติดต่อหรือตรวจสอบเว็บไซต์ของ บริษัท เพื่อขอข้อมูล

หากมีหมายเลขติดต่อคุณสามารถโทรติดต่อแผนกต้อนรับส่วนหน้าของ บริษัท และดูว่าพนักงานต้อนรับสามารถให้ข้อมูลได้หรือไม่

ตรวจสอบเครือข่ายของคุณเองด้วย: คุณรู้จักใครที่ทำงานกับ บริษัท และอาจแชร์ข้อมูลเพิ่มเติมได้หรือไม่

หากคุณไม่มีชื่อของบุคคลที่ติดต่อเพียงส่งอีเมลของคุณถึง Dear Hiring Manager ตัวเลือกอื่นคือไม่รวมคำทักทายและเริ่มต้นด้วยย่อหน้าแรกของข้อความของคุณ

เนื้อหาของข้อความ

คัดลอกและวางจดหมายปะหน้าของคุณลงในข้อความอีเมลหรือเขียนจดหมายปะหน้าของคุณในเนื้อหาของข้อความอีเมล หากการโพสต์งานขอให้คุณส่งประวัติย่อของคุณเป็นเอกสารแนบให้ส่งประวัติย่อของคุณเป็น PDF หรือเอกสาร Word เมื่อคุณสอบถามเกี่ยวกับตำแหน่งหรือเครือข่ายที่มีอยู่ให้ชัดเจนว่าทำไมคุณถึงเขียนและวัตถุประสงค์ของข้อความอีเมล

จัดรูปแบบข้อความอีเมลของคุณ

ข้อความอีเมลของคุณควรอยู่ในรูปแบบของจดหมายธุรกิจทั่วไปโดยมีช่องว่างระหว่างย่อหน้าและไม่มีข้อผิดพลาดด้านการพิมพ์หรือไวยากรณ์ อย่าให้ความผิดพลาดกับคุณภาพ - ทำให้อีเมลของคุณสั้นและตรงประเด็น หลีกเลี่ยงประโยคที่ซับซ้อนหรือยาวเกินไป ทำให้ผู้รับอีเมลสามารถสแกนอีเมลของคุณได้อย่างรวดเร็วและรู้ว่าเพราะเหตุใดคุณจึงส่งอีเมล

พิสูจน์อักษรเช่นเดียวกับที่คุณต้องการติดต่อทางจดหมายอื่น ๆ หากคุณกังวลเกี่ยวกับการพิมพ์ผิดลองพิจารณาพิมพ์อีเมลฉบับร่าง บ่อยครั้งที่การตรวจจับความผิดพลาดทางไวยากรณ์และข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ง่ายกว่าการตรวจสอบบนหน้าจอ ตรวจสอบเทมเพลตข้อความอีเมลและข้อความอีเมลตัวอย่างด้านล่างเพื่อดูว่าข้อความของคุณควรมีลักษณะอย่างไร

รวมลายเซ็นอีเมล

สิ่งสำคัญคือการสร้างลายเซ็นอีเมลและรวมลายเซ็นของคุณกับทุกข้อความที่คุณส่ง รวมชื่อเต็มของคุณที่อยู่อีเมลและหมายเลขโทรศัพท์ของคุณในลายเซ็นอีเมลของคุณเพื่อให้ผู้จัดการการจ้างงานสามารถมองเห็นวิธีการติดต่อคุณได้อย่างรวดเร็ว คุณยังสามารถรวมลิงค์ไปยังหน้าโปรไฟล์หรือเว็บไซต์ LinkedIn ของคุณเพื่อให้นายหน้าและผู้จัดการการจ้างงานสามารถค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณได้อย่างง่ายดาย

อย่าลืมไฟล์แนบ

การส่งอีเมลหางานมักจะเกี่ยวข้องกับการแนบไฟล์ประวัติส่วนตัวผลงานหรืองานตัวอย่างอื่น ๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตรวจสอบอีกครั้งว่าคุณได้แนบไฟล์ทั้งหมดที่กล่าวถึงในอีเมลของคุณก่อนที่จะกดปุ่ม "ส่ง"

เทมเพลตข้อความอีเมล์

แม่แบบข้อความอีเมลต่อไปนี้แสดงรายการข้อมูลที่คุณต้องการรวมไว้ในข้อความอีเมลที่คุณส่งเมื่อค้นหางาน ใช้เทมเพลตเป็นแนวทางในการสร้างข้อความอีเมลที่กำหนดเองเพื่อส่งไปยังนายจ้างและคนรู้จัก

เทมเพลตข้อความอีเมล์

บรรทัดหัวเรื่องของข้อความอีเมล์: ตำแหน่งผู้จัดการร้านค้า - ชื่อของคุณ

คำทักทาย:

เรียนคุณนาย นามสกุลหรือผู้จัดการการจ้างที่รัก:

ย่อหน้าแรก:

วรรคแรกของจดหมายของคุณควรมีข้อมูลเกี่ยวกับสาเหตุที่คุณเขียน ชัดเจนและตรงไปตรงมา - ถ้าคุณสมัครงานให้พูดถึงชื่องาน หากคุณต้องการสัมภาษณ์ที่มีข้อมูลให้ระบุว่าในประโยคเปิดของคุณ

ย่อหน้ากลาง:

ส่วนถัดไปของข้อความอีเมลของคุณควรอธิบายถึงสิ่งที่คุณต้องเสนอให้นายจ้างหรือถ้าคุณเขียนเพื่อขอความช่วยเหลือคุณต้องการความช่วยเหลือประเภทใด

ย่อหน้าสุดท้าย:

สรุปจดหมายสมัครงานของคุณโดยขอบคุณนายจ้างที่พิจารณาคุณในเรื่องตำแหน่งงานหรือการเชื่อมต่อของคุณเพื่อช่วยในการหางาน

ลายเซ็นอีเมล:

ชื่อนามสกุล

ที่อยู่อีเมล

โทรศัพท์

โปรไฟล์ LinkedIn (ตัวเลือก)



ตัวอย่างข้อความอีเมล์ระดับมืออาชีพ (เฉพาะข้อความ)

เรื่อง: ค้นหาตำแหน่งคณะเสริม - ชื่อของคุณ

เรียนคุณนาย / นางสาว / ดร. นามสกุล,

ฉันเขียนวันนี้เพื่อสอบถามเกี่ยวกับความเป็นไปได้ของการสมัครเป็นผู้ช่วยสอนในมหาวิทยาลัยของคุณ ฤดูร้อนนี้ฉันจะย้ายไปยังพื้นที่ของคุณ ฉันได้รับชื่อของคุณโดยดร. เนลสันซึ่งเป็นหนึ่งในอาจารย์ของฉันที่มหาวิทยาลัย Northern Realms

ฉันได้รับปริญญาโทด้านการศึกษาชนพื้นเมืองจาก University of Northern Realms และฉันได้รับความช่วยเหลือจากหลายวิชาในขณะที่เรียนจบ

นอกจากนี้ฉันสนใจที่จะเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับปริญญาเอกของคุณ โปรแกรมในประวัติศาสตร์อเมริกาเหนือ บางทีเราสามารถกำหนดเวลาการประชุมเพื่อที่ฉันจะได้เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับโปรแกรม

ฉันได้แนบประวัติย่อของคุณเพื่อการตรวจของคุณ ขอบคุณสำหรับเวลาของคุณและฉันหวังว่าจะได้ยินจากคุณเร็ว ๆ นี้

ชื่อนามสกุล
ที่อยู่อีเมล
โทรศัพท์
โปรไฟล์ LinkedIn (ตัวเลือก)