วิธีจัดระเบียบเอกสารของคุณ
เนื้อหา
- เริ่มต้นใช้งาน
- รวบรวมเอกสารของคุณ
- แบ่งหมวดหมู่
- แยกเอกสารสำคัญ
- ทำซ้ำกระเป๋าเงินของคุณ
- สร้างระบบการยื่นแบบง่าย ๆ
- การบำรุงรักษาอย่างต่อเนื่อง
คนส่วนใหญ่ไม่ได้คิดถึงเอกสารสำคัญจนกว่าพวกเขาจะต้องการมัน หากเอกสารของคุณกระจายไปทุกหนทุกแห่งและคุณไม่มีระบบองค์กรกลางในสำนักงานที่บ้านของคุณคุณสามารถเสียเวลาและพลังงานในการค้นหาสิ่งต่าง ๆ คุณอาจสูญเสียบางสิ่งบางอย่าง
เริ่มต้นใช้งาน
ด้วยขั้นตอนง่ายๆคุณสามารถจัดระเบียบเอกสารกระดาษที่สำคัญของคุณ: คุณจะต้องมีตู้เก็บเอกสารสองลิ้นชักขนาดเล็กหรือกล่องแฟ้มแขวนแบบพกพา, แฟ้มแขวนในหกสีที่แตกต่างกัน, มะนิลาสามตัดโฟลเดอร์บนแท็บและ ตัวเลือกที่ปลอดภัยทนไฟ หรือคุณสามารถซื้อเครื่องผูกและแท็บแทรกขนาดใหญ่ ตอนนี้คุณพร้อมที่จะเริ่มแล้ว
รวบรวมเอกสารของคุณ
ก่อนที่คุณจะสามารถจัดระเบียบเอกสารสำคัญทั้งหมดของคุณคุณต้องค้นหาเอกสารเหล่านั้น บางครั้งพูดง่ายกว่าทำ ตรวจสอบลิ้นชักสำนักงานที่บ้านและเอกสารที่วางซ้อนกันบนโต๊ะหรือโต๊ะของคุณ ตรวจสอบกองกระดาษที่เกะกะเคาน์เตอร์ครัวของคุณเช่นเดียวกับลิ้นชักครัวและตะกร้า ดูที่ห้องนอนและโต๊ะข้างเตียงของคุณ ตรวจสอบกระเป๋าเงินหรือกระเป๋าเอกสารของคุณเพื่อตรวจสอบเอกสารสำคัญที่คุณถือโดยไม่ตั้งใจ
แบ่งหมวดหมู่
เอกสารที่สำคัญที่สุดจัดอยู่ในประเภทใดหมวดหนึ่งต่อไปนี้ เรียงลำดับเอกสารที่รวบรวมทั้งหมดของคุณดังนี้:
- บันทึกบ้านและทรัพย์สิน: สินเชื่อที่อยู่อาศัย, โฉนดที่ดิน, โครงการปรับปรุงบ้านและใบเสร็จรับเงิน, คู่มือเครื่องใช้และการรับประกัน, ข้อมูลภาษีทรัพย์สิน, นโยบายการประกันบ้าน, และคู่มือ
- บันทึกอัตโนมัติ: ชื่อบันทึกการบำรุงรักษานโยบายและข้อมูลการประกันข้อมูลสินเชื่อและบันทึกการชำระเงิน
- บันทึกสุขภาพ: นโยบายการประกัน, คู่มือผลประโยชน์การประกันสุขภาพ, คำอธิบายของผลประโยชน์ทางการแพทย์, ค่ารักษาพยาบาล, รายชื่อใบสั่งยา, ข้อมูลบัญชีการใช้จ่ายที่ยืดหยุ่น, ใบเสร็จรับเงินทางการแพทย์, คำสั่งทางการแพทย์, นโยบายการประกันชีวิต
- บันทึกทางการเงิน: ใบแจ้งยอดธนาคารการคืนภาษีบันทึกการหักภาษีบันทึกการลงทุนบันทึกเงินกู้ใบแจ้งยอดบัตรเครดิต
- บันทึกอิเล็กทรอนิกส์: สัญญาโทรศัพท์มือถือและคู่มืออุปกรณ์; ใบเสร็จรับเงินการขายและการรับประกันสำหรับคอมพิวเตอร์แล็ปท็อปและแท็บเล็ต แผนและค่าเคเบิลและอินเทอร์เน็ต ใบเสร็จรับเงินการขายเราเตอร์ไร้สายและคู่มือ
- บันทึกส่วนตัว: สูติบัตร, ทะเบียนสมรส, ใบรับรองการหย่าร้าง, เอกสารการดูแล, ข้อมูลประกันสังคม, บันทึกการฉีดวัคซีน, หนังสือเดินทาง, บันทึกการรับราชการทหาร, พิธีล้างบาปและบันทึกการยืนยัน, พินัยกรรม, แผนงานศพและข้อมูลสถานที่ฝังศพ คุณควรมีสิ่งเหล่านี้สำหรับสมาชิกครอบครัวแต่ละคน หากคุณมีสัตว์เลี้ยงคุณสามารถรวมเอกสารสำคัญของพวกเขาเช่นข้อมูลสัตวแพทย์และวัคซีนในหมวดหมู่นี้
แยกเอกสารสำคัญ
เอกสารสำคัญของคุณส่วนใหญ่สามารถเก็บไว้ในตู้เก็บเอกสารทั่วไปหรือกล่องแฟ้มแขวนแบบพกพา อย่างไรก็ตามบางคนควรเก็บไว้ในตู้นิรภัยที่ทนไฟหรือในตัวเลือกการจัดเก็บนอกสถานที่เช่นตู้เซฟ
เอกสารสำคัญคือเอกสารที่ยากต่อการเปลี่ยนหรือเสียเวลามาก พวกเขาอาจมีข้อมูลส่วนบุคคลที่ละเอียดอ่อนที่อาจถูกบุกรุกโดยขโมยข้อมูลประจำตัวถ้าถูกขโมย ในขณะเดียวกันหากบ้านของคุณถูกไฟไหม้หรือน้ำท่วมคุณต้องการให้เอกสารสำคัญเหล่านี้ยังคงอยู่เหมือนเดิม
สำหรับคนส่วนใหญ่เอกสารต่อไปนี้จะถือว่าสำคัญ: ข้อมูลประกันสังคมสูติบัตรนโยบายการประกันและข้อมูลการติดต่อของตัวแทนพินัยกรรมโฉนดที่ดินชื่อรถยนต์หนังสือเดินทางและสัญญาหรือข้อตกลงใด ๆ ที่จำเป็นต้องใช้ลายเซ็นต้นฉบับ
ทำรายการหลักของเอกสารสำคัญทั้งหมดที่คุณวางไว้ในตู้นิรภัยที่ทนไฟหรือในตัวเลือกการจัดเก็บนอกสถานที่
ทำซ้ำกระเป๋าเงินของคุณ
พวกเราส่วนใหญ่มีข้อมูลสำคัญในกระเป๋าเงินของเราในแต่ละวันและจะไม่สะดวกอย่างจริงจังหากข้อมูลสูญหายหรือถูกขโมย
ทำสำเนาใบขับขี่, บัตรออร์แกนบริจาค, บัตรประกันสุขภาพ, บัตรสมาชิกสำหรับโรงยิม, ห้องสมุด, โปรแกรมความภักดีของร้านขายของชำ, คลับคลังสินค้า ฯลฯ และที่สำคัญที่สุดคือบัตรเครดิตและเดบิตทั้งหมด และด้านหลัง) เก็บสำเนาเหล่านี้ไว้กับเอกสารกระดาษสำคัญอื่น ๆ ของคุณ
สร้างระบบการยื่นแบบง่าย ๆ
ยิ่งระบบการจัดเก็บเอกสารง่ายขึ้นเท่าไหร่คุณก็ยิ่งมีแนวโน้มที่จะใช้งานได้ง่ายขึ้นเท่านั้น รับเอกสารสำคัญแต่ละประเภทแล้วกำหนดสีของไฟล์ที่แขวน:
- บันทึกบ้านและทรัพย์สิน
- บันทึกอัตโนมัติ
- บันทึกสุขภาพ
- บันทึกทางการเงิน
- บันทึกอิเล็กทรอนิกส์
- บันทึกส่วนตัว
เพิ่มจำนวนไฟล์แขวนที่เหมาะสมลงในระบบการจัดเก็บของคุณสำหรับจำนวนเอกสารที่คุณมีในแต่ละหมวดหมู่
ใช้โฟลเดอร์มะนิลาและสร้างโฟลเดอร์สำหรับแต่ละเอกสารภายในแต่ละหมวดหมู่ วางโฟลเดอร์ในส่วนไฟล์แขวนสีที่เหมาะสม
หากคุณซื้อเครื่องผูกแบบสามวงและเม็ดมีดขนาดใหญ่ให้ติดป้ายแท็บด้วยชื่อระเบียนเดียวกันเจาะรูเอกสารทั้งหมดและจัดระเบียบ หากเอกสารไม่สามารถเจาะรูได้ให้วางไว้ในโฟลเดอร์และเจาะรูโฟลเดอร์แทน
หากเอกสารไม่ใช่สิ่งที่คุณต้องการสิ่งนี้อาจเป็นช่วงเวลาที่คุณรู้สึกผ่อนคลาย คุณสามารถสแกนเอกสารเหล่านี้ทั้งหมดบันทึกลงในฮาร์ดไดรฟ์แล้วทำลายเอกสารต้นฉบับ
แต่ใช้ดุลยพินิจของคุณเองเนื่องจากเอกสารบางอย่างจะถูกบันทึกไว้ดีกว่า เก็บต้นฉบับของเอกสารสำคัญทั้งหมด ใช้วิจารณญาณที่ดีที่สุดของคุณกับคนอื่น ๆ สถาบันการเงินส่วนใหญ่มีความสุขเมื่อคุณไร้กระดาษ
การบำรุงรักษาอย่างต่อเนื่อง
เมื่อเอกสารสำคัญของคุณถูกจัดระเบียบแล้ว ในแต่ละเดือนเมื่อคุณชำระค่าใช้จ่ายของคุณให้ยื่นเอกสารใหม่ใด ๆ ในส่วนที่เหมาะสมของระบบการจัดเก็บของคุณ ในเวลาเดียวกันให้ค้นหาเอกสารใด ๆ ที่คุณลบออกจากระบบในระหว่างเดือนที่อาจยังอยู่นอกระบบการจัดเก็บ ไฟล์ใหม่อีกครั้ง อย่างน้อยปีละสองครั้งตรวจสอบเอกสารในระบบการจัดเก็บของคุณเพื่อดูว่าสามารถลบทิ้งได้หรือไม่ กำหนดการที่ดีในการติดตามคือในปีแรกของปีปฏิทินและเมื่อสิ้นสุดปีการศึกษา
ด้วยความพยายามเพียงเล็กน้อยคุณสามารถเก็บเกี่ยวผลประโยชน์ระยะยาวและประหยัดเวลาด้วยการจัดระเบียบเอกสารกระดาษสำคัญของคุณ
