วิธีการเขียนจดหมายแนะนำ
เนื้อหา
จดหมายแนะนำมีบทบาทเฉพาะในโลกของทรัพยากรมนุษย์และการจ้างงาน มันจำเป็นเป็นครั้งคราว แต่ไม่ต้องการ นายจ้างจะพูดโดยตรงกับหัวหน้างานในอดีตของพนักงานที่คาดหวัง อย่างไรก็ตามนายจ้างตระหนักดีว่าการสื่อสารโดยตรงนั้นไม่สามารถทำได้ในโลกการทำงานที่วุ่นวายในทุกวันนี้ดังนั้นความสำคัญของจดหมายแนะนำตัว
คุณค่าที่แท้จริงของจดหมายรับรองคือมันจะคงอยู่ตลอดไปและในขณะที่เนื้อหาของมันอาจไม่สามารถใช้งานได้หลายปีหลังจากที่เขียนจดหมายแนะนำจดหมายแนะนำอาจเป็นของขวัญที่มีศักยภาพสำหรับพนักงานที่มีค่า
เขียนบนสเตชันเนอรีของ บริษัท พร้อมที่อยู่ที่พิมพ์ไว้อย่างชัดเจนและข้อมูลการติดต่อจดหมายแนะนำให้เพิ่มบางครั้งจำเป็นต้องใช้ข้อมูลประจำตัวของผู้สมัคร ในฐานะนายจ้างโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณคาดว่าจะมีการเปลี่ยนงานกรุณาให้พนักงานที่ออกจากงานของคุณช่วยเหลือ - ส่งจดหมายแนะนำให้พนักงาน
เนื้อหาของจดหมายแนะนำ
จดหมายแนะนำเป็นภาพรวมของการทำงานของพนักงานในช่วงเวลาหนึ่ง ดังนั้นให้คิดและดูแลวิธีที่คุณเขียนจดหมายฉบับนี้และวิธีการที่ข้อมูลที่คุณให้จะส่งผลกระทบต่อผู้อ่าน นอกจากนี้ให้ปฏิบัติตามนโยบาย บริษัท ของคุณเกี่ยวกับจดหมายแนะนำหากมีนโยบายอยู่
คุณอาจต้องการขอให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลของคุณตรวจสอบจดหมายแนะนำของคุณเพื่อให้คุณมั่นใจว่าคุณได้ปกป้องผลประโยชน์ที่ดีที่สุดของ บริษัท - เช่นเดียวกับของคุณเอง
พิจารณาแนวทางต่อไปนี้เมื่อสร้างจดหมายรับรองของพนักงานของคุณ:
- จัดทำจดหมายบนเครื่องเขียนของ บริษัท ดั้งเดิมพร้อมที่อยู่พิมพ์โทรศัพท์อีเมลและข้อมูลติดต่อเพิ่มเติมในรูปแบบจดหมายธุรกิจมาตรฐาน คุณสามารถมอบจดหมายแนะนำหลายฉบับให้กับพนักงานในสเตชั่นในซองเครื่องเขียน
- ระบุที่อยู่จดหมายแนะนำให้นายจ้างเฉพาะที่ร้องขอจดหมายแนะนำหรือผู้ที่พนักงานวางแผนที่จะส่งจดหมายแนะนำ หากจดหมายแนะนำเป็นเรื่องทั่วไปให้ส่งจดหมายไปที่: "ถึงผู้ที่อาจเกี่ยวข้องด้วย"
- ลงนามในจดหมายแนะนำด้วยหมึกและระบุชื่อตำแหน่งงานนามสกุลโทรศัพท์และที่อยู่อีเมลของคุณ
- เริ่มต้นด้วย: นี่คือจดหมายรับรองสำหรับชื่อพนักงาน
- อธิบายความสัมพันธ์ของคุณกับพนักงานชื่อตำแหน่งงานของพนักงานและแผนกที่พนักงานทำงาน ตัวอย่างเช่น“ ฉันเป็นหัวหน้างานของมาร์คเมื่อเขาทำงานในตำแหน่งผู้ควบคุมเครื่องจักรที่มีทักษะในแผนก Lather ที่ Alcon Tool”
- อธิบายความรับผิดชอบหลักของงานของพนักงาน ตัวอย่างเช่น“ ความรับผิดชอบหลักของ Mark คือการใช้งานเครื่อง xyz การดูแลรักษาเครื่องมือและอุปกรณ์ของ บริษัท การสร้างพื้นที่ทำงานที่ปลอดภัยและได้รับการดูแลเป็นอย่างดีการแก้ไขปัญหาเกี่ยวกับเครื่องจักรการทำงานในฐานะหัวหน้าทีมกะวัน ขาด. เขายังทำหน้าที่เป็นหัวหน้าของทีมที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน
- ในเนื้อหาหลักของจดหมายแนะนำให้ประเมินโดยรวมของคุณเกี่ยวกับการมีส่วนร่วมและคุณค่าของพนักงาน คำแถลงควรสะท้อนว่าการประเมินนั้นมีไว้เพื่อการปฏิบัติงานของ Mark ณ เวลาใดเวลาหนึ่ง ตัวอย่างเช่น“ มาร์คเป็นพนักงานที่มีค่าซึ่งมีส่วนช่วยเหนือมาตรฐานเมื่อเขาทำงานในแผนกของฉัน นี่ชัดเจนว่าเขาจัดการงานมอบหมายและบทบาทความเป็นผู้นำของเขาได้อย่างไร”
- ระบุสาเหตุที่มาร์คออกจากงานของคุณในจดหมายแนะนำหากเหตุผลสนับสนุนโอกาสการจ้างงานครั้งต่อไปของ Mark ตัวอย่างเช่น“ ทำเครื่องหมายซ้ายเครื่องมือ Alcon เพื่อยอมรับตำแหน่งของหัวหน้างานที่ บริษัท อื่น งานหัวหน้างานจะไม่สามารถใช้ได้ที่นี่เป็นเวลาหลายปี”
- ทำจดหมายแนะนำให้เสร็จในหมายเหตุที่เป็นบวก ตัวอย่างเช่น“ เราเสียใจที่เห็นเครื่องมือ Mark Alcon แต่ต้องการให้เขามีสิ่งที่ดีที่สุดในงานใหม่ของเขาในฐานะหัวหน้างาน”
- สุดท้ายระบุว่านายจ้างที่มีศักยภาพสามารถติดต่อคุณได้หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม ลงชื่อและกรอกจดหมายแนะนำ
และอย่าลืมเมื่อจดหมายเสร็จสมบูรณ์เพื่อวางสำเนาของจดหมายรับรองในไฟล์บุคลากรของพนักงาน
