เนื้อหาไฟล์ I-9

เนื้อหา

• แบบฟอร์มความต้องการ I-9
• การจัดเก็บแบบฟอร์ม I-9 ที่เสร็จสมบูรณ์
• การสืบสวนไฟล์ I-9 และบทลงโทษ
• บรรทัดล่าง

แบบฟอร์ม I-9, การตรวจสอบคุณสมบัติการมีงานทำเป็นแบบฟอร์มที่กำหนดโดยกระทรวงความมั่นคงแห่งมาตุภูมิ, สัญชาติสหรัฐอเมริกาและบริการตรวจคนเข้าเมือง (USCIS), เอกสารการมีคุณสมบัติเหมาะสมสำหรับการจ้างงานในสหรัฐอเมริกา ในฐานะนายจ้างคุณต้องกรอกแบบฟอร์ม I-9 สำหรับพนักงานทุกคนที่คุณจ้าง

แบบฟอร์มความต้องการ I-9

พนักงานประชาชนและผู้ที่ไม่ใช่พลเมืองทุกคนได้รับการว่าจ้างหลังจากวันที่ 6 พฤศจิกายน 2529 ต้องกรอกตอนที่ 1 ของแบบฟอร์ม I-9 ในเวลาที่จ้าง นายจ้างมีหน้าที่รับผิดชอบในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าส่วนที่ 1 ของแบบฟอร์ม I-9 ตรงเวลาและครบถ้วนสมบูรณ์โดยลูกจ้าง

นายจ้างจะต้องตรวจสอบการรับรองการจ้างงานและตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้กรอกข้อมูลในส่วนที่ 2 และ 3 ของแบบฟอร์ม I-9 อย่างถูกต้องแล้ว นายจ้างต้องกรอกข้อมูลในส่วนที่ 2 ของแบบฟอร์ม I-9 โดยการตรวจสอบเอกสารมือแรก - เฉพาะเอกสารต้นฉบับที่ยังไม่หมดอายุ - ของตัวตนและสิทธิ์การจ้างงานภายในสามวันทำการนับจากวันที่เริ่มการจ้างงาน

พนักงานจะต้องนำเสนอทางร่างกายและเอกสารต้นฉบับของพวกเขาจะต้องตรวจสอบด้วยตนเอง พนักงานที่ตรวจสอบเอกสารต้นฉบับจะต้องลงชื่อในส่วนที่ 2 ของ I-9

แบบฟอร์มยืนยันว่าคุณได้ตรวจสอบบัตรประจำตัวที่ได้รับการอนุมัติสองรูปแบบซึ่งพิสูจน์ว่าพนักงานได้รับอนุญาตตามกฎหมายให้ทำงานในสหรัฐอเมริกา

นายจ้างหรือตัวแทนที่ได้รับอนุญาตของพวกเขาจำเป็นต้องกรอกมาตรา 3 เมื่อยืนยันว่าพนักงานมีสิทธิ์ทำงานในสหรัฐอเมริกา เมื่อฟื้นฟูพนักงานภายในสามปีนับจากวันที่ I-9 เสร็จสมบูรณ์ในขั้นต้นนายจ้างมีตัวเลือกในการกรอกแบบฟอร์ม I-9 ใหม่หรือทำตามส่วนที่ 3

คุณต้องตรวจสอบแบบฟอร์ม I-9 เป็นระยะเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีแบบฟอร์มที่สมบูรณ์สำหรับพนักงานทุกคน คุณต้องตรวจสอบความถูกต้องและครบถ้วนและบันทึกหลักฐานการตรวจสอบและการฝึกอบรมใด ๆ ที่พนักงานได้รับหรือการจัดเก็บ I-9 ได้รับ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องรักษาพนักงาน I-9 ทุกคนและเอกสารประกอบไว้ในไฟล์บุคลากรแยกต่างหาก

การจัดเก็บแบบฟอร์ม I-9 ที่เสร็จสมบูรณ์

รัฐบาลอาจตรวจสอบแบบฟอร์มเหล่านี้เพื่อการปฏิบัติตาม หากพนักงานของรัฐทำเช่นนั้นคุณไม่ต้องการอนุญาตให้พวกเขาเข้าถึงไฟล์บุคลากรส่วนตัวของพนักงานของคุณและข้อมูลลับที่พวกเขามี ดังนั้นเพื่อประโยชน์ในการรักษาความลับของพนักงานและการเข้าถึงที่ จำกัด ให้แยก I-9 ของพนักงานของคุณในโฟลเดอร์เดียวที่อุทิศให้กับการจัดเก็บ I-9 โดยเฉพาะ

สิ่งนี้จะช่วยปกป้องความเป็นส่วนตัวของพนักงานของคุณและยังช่วยให้นายจ้างไม่ต้องตอบคำถามเพิ่มเติมที่ถูกรวบรวมโดยเนื้อหาของไฟล์บุคลากรของพนักงาน ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะหลีกเลี่ยงการเปิด บริษัท ของคุณเพื่อการสอบสวนที่เพิ่มขึ้นโดยพนักงาน USCIS

การสืบสวนไฟล์ I-9 และบทลงโทษ

ตามกฎหมายแล้วนายจ้างจะได้รับเวลาอย่างน้อยสามวันทำการในการจัดทำแบบฟอร์ม I-9 บ่อยครั้งที่ ICE จะขอให้นายจ้างจัดเตรียมเอกสารประกอบซึ่งอาจรวมถึงสำเนาเงินเดือนรายการพนักงานปัจจุบันข้อบังคับของ บริษัท และใบอนุญาตประกอบธุรกิจ

หากพบการละเมิดทางเทคนิคหรือขั้นตอนนายจ้างจะมีเวลา 10 วันทำการในการแก้ไข นายจ้างยังสามารถถูกปรับได้หากมีการละเมิดที่สำคัญหรือการแก้ไขที่ไม่สมบูรณ์

บรรทัดล่าง

เนื่องจากความพยายามในการบังคับใช้กฎหมายของ ICE ทำให้นายจ้างต้องเผชิญกับข้อหาทางอาญาที่เรียกเก็บจากผู้จัดการเจ้าของและพนักงานทรัพยากรบุคคล (HR) มากขึ้นเนื่องจากความล้มเหลวในการกรอกแบบฟอร์ม I-9 ให้กับพนักงานทุกคน ธุรกิจต่าง ๆ ได้รับค่าปรับจำนวนมากและถูกหักล้าง ดังนั้นจึงเป็นเรื่องจำเป็นที่นายจ้างจะต้องให้ความสำคัญในการกรอกแบบฟอร์มบำรุงรักษาและจัดเก็บอย่างถูกต้องเพื่อปกป้อง บริษัท และพนักงานของ บริษัท จากการลงโทษซึ่งอาจมีค่าใช้จ่ายสูง