การใช้เหตุการณ์สำคัญในการบริหารโครงการ

เนื้อหา

• เมื่อใดจึงจะใช้เหตุการณ์สำคัญของโครงการ
• บ่อยครั้งเพียงใดที่จะวางเหตุการณ์สำคัญในแผนของคุณ
• วิธีการแสดงเหตุการณ์สำคัญบนแผนภูมิ Gantt ของคุณ
• วิธีตั้งชื่อเหตุการณ์สำคัญ
• วิธีการรับเหตุการณ์สำคัญลงนามปิด
• การใช้เหตุการณ์สำคัญเพื่อการสื่อสาร

หนึ่งในคุณสมบัติที่กำหนดของโครงการคือมันใช้งานได้ในระยะเวลาที่แน่นอน นั่นอาจเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่ไม่กี่สัปดาห์จนถึงหลายปีและในบางกรณีสำหรับโครงการก่อสร้างขนาดใหญ่หรืองานสาธารณะหลายทศวรรษ

ในการติดตามความคืบหน้าระหว่างทางและตรวจสอบให้แน่ใจว่าการส่งมอบที่สำคัญได้รับการบรรลุตามระยะเวลาผู้จัดการโครงการใช้เหตุการณ์สำคัญ

ความสำเร็จของโครงการเป็นงานที่มีระยะเวลาเป็นศูนย์ซึ่งหมายถึงความสำเร็จในโครงการ พวกเขาใช้เป็นวิธีในการแสดงความเคลื่อนไหวและความก้าวหน้าและแสดงให้ผู้คนเห็นว่าเกิดอะไรขึ้นแม้ว่าพวกเขาจะไม่ได้มีความรู้อย่างละเอียดเกี่ยวกับงานที่เกี่ยวข้อง ในแง่ที่พวกเขามีประโยชน์มากสำหรับการสื่อสารผู้มีส่วนได้เสียและการตั้งค่าความคาดหวัง

เมื่อใดจึงจะใช้เหตุการณ์สำคัญของโครงการ

เหตุการณ์สำคัญในการจัดการโครงการถูกใช้เพื่อทำเครื่องหมาย:

• จุดเริ่มต้นของขั้นตอนการทำงานที่สำคัญ
• สิ้นสุดขั้นตอนการทำงานที่สำคัญ
• กำหนดเวลา
• เมื่อมีการตัดสินใจที่สำคัญ
• คะแนนคงที่อื่น ๆ ในเวลาที่จำเป็นต้องโทรออกโดยเฉพาะ

บ่อยครั้งเพียงใดที่จะวางเหตุการณ์สำคัญในแผนของคุณ

หลักสูตรการฝึกอบรมอาจแนะนำให้วางเป้าหมายสำคัญในแผนของคุณประมาณเดือนละครั้ง นี่เป็นเรื่องดีและเป็นกฎง่ายๆ แต่คุณต้องใช้วิจารณญาณในการประกอบอาชีพ บางเดือนอาจมีกิจกรรมมากมายที่มีการประชุมสำคัญถูกกำหนดให้เป็นเหตุการณ์สำคัญการตัดสินใจและการปิดเฟสหนึ่งและการเริ่มต้นใหม่

ในอีกไม่กี่เดือนข้างหน้าคุณอาจจดจ่อกับการประหารชีวิตด้วยสิ่งเล็ก ๆ น้อย ๆ ถ้าคุณสามารถทำอะไรได้สำเร็จ

สำหรับวัตถุประสงค์ในการรายงานจะเป็นประโยชน์ในการสร้างเหตุผลที่จะมีเหตุการณ์สำคัญอย่างน้อยหนึ่งครั้งในทุกรอบการรายงาน

วิธีการแสดงเหตุการณ์สำคัญบนแผนภูมิ Gantt ของคุณ

เหตุการณ์สำคัญเป็นหนึ่งในองค์ประกอบของแผนภูมิแกนต์และแสดงบนแผนภูมิเป็นรูปสี่เหลี่ยมขนมเปียกปูน พวกเขาไม่ได้แสดงว่าเป็นงานปกติเพราะมีระยะเวลาเป็นศูนย์: กล่าวอีกนัยหนึ่งพวกเขาไม่ต้องใช้เวลา เพื่อจุดประสงค์ในการวางแผนบนแผนภูมิแกนต์พวกเขาเพิ่งเกิดขึ้น

หากคุณไม่ได้ใช้แผนภูมิ Gantt คุณยังคงสามารถใช้เหตุการณ์สำคัญได้ นี่คือ 5 ทางเลือกในแผนภูมิ Gantt: คุณยังสามารถรวมเหตุการณ์สำคัญเข้ากับแผนของคุณโดยใช้สิ่งเหล่านี้

หากคุณต้องการจัดระเบียบเป็นการส่วนตัวและซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของคุณไม่ได้รวมเข้ากับปฏิทินของคุณอย่างสมบูรณ์คุณสามารถคัดลอกและวางวันที่สำคัญลงในสมุดบันทึกของคุณ ขึ้นอยู่กับว่าคุณชอบทำงานอย่างไรสิ่งนี้สามารถเตือนคุณได้ว่าควรจะทำอะไร

วิธีตั้งชื่อเหตุการณ์สำคัญ

เหตุการณ์สำคัญควรมีคำอธิบายที่ชัดเจนเกี่ยวกับกำหนดการโครงการของคุณ แต่ไม่ใช่คำที่บ่งบอกว่าพวกเขาเป็นงาน ดังนั้นพวกเขาไม่ควรถูกเรียกว่า 'รับข้อตกลงเพื่อย้ายไปยังเฟส 2' แต่ 'เริ่มเฟส 2' หากคุณต้องการสะท้อนให้เห็นถึงความพยายามในการรับข้อตกลงเพื่อย้ายไปยังเฟส 2 ให้เพิ่มภารกิจก่อนถึงเหตุการณ์สำคัญที่จะครอบคลุม

เหตุการณ์สำคัญควรอธิบายจุดในเวลาที่พวกเขาเป็นตัวแทนเช่นนี้:

• ขั้นตอนการทดสอบเสร็จสมบูรณ์
• PID ได้รับการอนุมัติ
• ลงนามในสัญญา

ผู้จัดการโครงการหลายคนเลือกที่จะกำหนดหมายเลขเหตุการณ์สำคัญของพวกเขาเพื่อความสะดวกในการอ้างอิงเช่นกัน หากคุณใช้โครงสร้างการแยกย่อยงานคุณสามารถใช้การกำหนดหมายเลขจากนั้น มิฉะนั้นจะใช้ M1, M2 และอื่น ๆ เพื่อให้ชัดเจนว่าคุณหมายถึงอะไร โครงสร้างการตั้งชื่อที่ชัดเจนมีความสำคัญมากขึ้นเมื่อจำนวนของเหตุการณ์สำคัญเพิ่มขึ้นดังนั้นให้คิดว่าคุณจะทำเช่นนี้อย่างไรหากโครงการของคุณดำเนินไปหลายเดือน

วิธีการรับเหตุการณ์สำคัญลงนามปิด

เหตุการณ์สำคัญเป็นส่วนหนึ่งของกำหนดการโครงการของคุณดังนั้นเมื่อกำหนดการของคุณเป็นพื้นฐานคุณควรพิจารณาถึงเหตุการณ์สำคัญที่ลงชื่อออก

หากคุณต้องการเปลี่ยนวันที่ของเหตุการณ์สำคัญคุณควรใช้ขั้นตอนการควบคุมการเปลี่ยนแปลงมาตรฐานเพื่อทำการปรับเปลี่ยนแผนของคุณ นี่อาจเป็นเรื่องง่ายเหมือนกับการพูดคุยกับผู้สนับสนุนโครงการของคุณและแจ้งให้พวกเขาทราบว่าทำไมวันที่ต้องเปลี่ยนหรือเป็นทางการเมื่อรวมตารางเวลาที่แนะนำใหม่และนำไปยังคณะกรรมการวางแผนเพื่อให้สัตยาบัน

วิธีที่ดีที่สุดคือหาว่าขั้นตอนการลงชื่อออกของคุณเป็นอย่างไรถ้ามีก่อนที่จะต้องใช้มันเพื่อที่คุณจะไม่ต้องเสียเวลาเมื่อคุณต้องทำการเปลี่ยนแปลง

การใช้เหตุการณ์สำคัญเพื่อการสื่อสาร

เหตุการณ์สำคัญมีประโยชน์สำหรับการสื่อสารและการรายงานเพราะเป็นตัวแทนของจุดควบคุมขั้นต่ำในแผน กล่าวอีกนัยหนึ่งถ้าคุณทำภารกิจอื่น ๆ ทั้งหมดคุณยังสามารถเห็นสิ่งที่เกิดขึ้นและทำให้โครงการเดินหน้าต่อไปได้โดยใช้เหตุการณ์สำคัญ

คุณควรจะสามารถที่จะดึงออกความคืบหน้าและใส่ไว้ในรายงานแดชบอร์ดหรือโครงการ พวกเขาควรบอกเล่าเรื่องราวของโครงการอย่างละเอียดเพื่อให้เป็นที่พอใจของคนที่คุณรายงานโดยปกติจะเป็นผู้สนับสนุนโครงการหรือกลุ่มผู้บริหารอื่น ๆ เช่นกลุ่มแกนนำ (หรือคณะกรรมการโครงการ) ในแต่ละเดือนหรือตามความถี่ในการรายงานที่คุณใช้คุณสามารถแสดงว่าเหตุการณ์สำคัญใดประสบความสำเร็จ

การรายงานเหตุการณ์สำคัญค่อนข้างตรงไปตรงมาและมักจะทำเป็นตาราง คุณแสดงรายการคำอธิบายเหตุการณ์สำคัญวันที่ครบกำหนดและวันที่คาดการณ์ใหม่ เมื่อเหตุการณ์สำคัญบรรลุผลและสามารถทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์คุณจะเพิ่มวันนั้นด้วย หวังว่ามันจะเป็นวันเดียวกับที่คาดการณ์ไว้ แต่โครงการจะไม่ได้ผลเช่นนั้นเสมอไป

ตารางเช่นนี้ทำให้เห็นได้ชัดว่าอะไรเสร็จสมบูรณ์แล้วและอะไรที่โดดเด่น คุณจะสามารถวางแผนคำตอบสำหรับคำถาม“ ทำไมเราถึงไม่ก้าวไป” ก่อนที่คุณจะไปพบกับผู้สนับสนุนหรือส่งรายงาน

เมื่อแผนโครงการของคุณยาวมากและคุณมีเหตุการณ์สำคัญจำนวนมากคุณจะพบว่าการส่งเหตุการณ์สำคัญที่เสร็จสมบูรณ์แล้วไปแต่ละรอบนั้นง่ายขึ้น รายงานเฉพาะเหตุการณ์สำคัญที่กำลังจะมาถึงหรือเสร็จสิ้นในเดือนนั้น: เดือนถัดไปถอดสิ่งใดก็ตามที่เสร็จสมบูรณ์เมื่อเดือนที่แล้วดังนั้นคุณจะไม่เพิ่มความยาวของรายงานโดยบอกคนเกี่ยวกับงานที่พวกเขารู้แล้วว่าเสร็จแล้ว

เหตุการณ์สำคัญเป็นเครื่องมือการจัดการโครงการที่มีประโยชน์จริง ๆ สำหรับการวางแผนการกำหนดเวลาและการรายงานและใช้งานง่าย ใส่ในแผนโครงการต่อไปของคุณติดตามพวกเขาและคุณจะพบว่าตัวเองเรียนรู้ว่าความถี่ใดที่เหมาะกับคุณที่สุด

เช่นเดียวกับทุกอย่างในการจัดการโครงการให้ใช้อย่างยืดหยุ่นเพื่อส่งมอบผลลัพธ์ที่คุณต้องการโดยใช้เคล็ดลับและแนวทางเหล่านี้เพื่อแจ้งการตัดสินใจของคุณเอง