10 ขั้นตอนสำคัญในการรวมไว้ในแผนโครงการ

เนื้อหา

• เป้าหมายโครงการ
• ขอบเขตโครงการ
• เหตุการณ์สำคัญและสิ่งของพร้อมจัดส่งที่สำคัญ
• โครงสร้างการแบ่งงาน
• งบ
• แผนทรัพยากรบุคคล
• แผนบริหารความเสี่ยง
• แผนการสื่อสาร
• แผนการจัดการผู้มีส่วนได้เสีย
• แผนการจัดการการเปลี่ยนแปลง

แผนโครงการคือสุดยอดของการวางแผนอย่างพิถีพิถันโดยผู้จัดการโครงการ เป็นเอกสารหลักที่แนะนำวิธีการทำงานของโครงการตามความตั้งใจของผู้จัดการสำหรับแต่ละแง่มุมหลักของโครงการ แม้ว่าแผนโครงการจะแตกต่างกันไปในแต่ละ บริษัท แต่ก็มีองค์ประกอบสำคัญสิบประการหรือขั้นตอนที่ควรรวมอยู่ในแผนโครงการที่มีประสิทธิภาพเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนและบังคับให้มีการกระทำที่ไม่เหมาะสมระหว่างการดำเนินโครงการ

เป้าหมายโครงการ

เป้าหมายของโครงการถูกกำหนดไว้ในกฎบัตรโครงการ แต่ควรรวมอยู่ในแผนโครงการเพื่ออธิบายเป้าหมายของโครงการเพิ่มเติมหรือเพื่อรวมกฎบัตรเป็นภาคผนวก ไม่ว่าผู้จัดการโครงการเลือกที่จะรวมเป้าหมายเข้ากับแผนโครงการสิ่งสำคัญคือการรักษาการเชื่อมโยงที่ชัดเจนระหว่างกฎบัตรโครงการ - เอกสารสำคัญตัวแรกของโครงการและเอกสารสำคัญฉบับที่สองของโครงการแผนโครงการ

ขอบเขตโครงการ

เช่นเดียวกับเป้าหมายของโครงการขอบเขตที่กำหนดไว้ในกฎบัตรและควรได้รับการปรับปรุงเพิ่มเติมในแผนโครงการโดยผู้จัดการโครงการ โดยการกำหนดขอบเขตผู้จัดการโครงการสามารถเริ่มแสดงสิ่งที่เป้าหมายของโครงการหรือผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปจะมีลักษณะในตอนท้าย หากไม่ได้กำหนดขอบเขตจะสามารถขยายได้ทั่วทั้งโครงการและนำไปสู่ค่าใช้จ่ายที่มากเกินไปและกำหนดเวลาที่ไม่ได้รับ

ตัวอย่างเช่นหากคุณเป็นผู้นำทีมการตลาดเพื่อสร้างโบรชัวร์สำหรับสายผลิตภัณฑ์ของ บริษัท คุณควรแสดงว่ามันจะมีหน้ากี่หน้าและเป็นตัวอย่างของลักษณะของผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป

สำหรับสมาชิกในทีมโบรชัวร์อาจหมายถึงสองหน้าในขณะที่คนอื่นอาจคิดว่าสิบหน้าจะเพียงพอ การกำหนดขอบเขตสามารถทำให้ทั้งทีมอยู่ในหน้าเดียวกันเมื่อเริ่มต้น

เหตุการณ์สำคัญและสิ่งของพร้อมจัดส่งที่สำคัญ

ความสำเร็จที่สำคัญสำหรับโครงการเรียกว่าเหตุการณ์สำคัญและผลิตภัณฑ์งานสำคัญเรียกว่าการส่งมอบที่สำคัญ พวกเขาทั้งสองเป็นตัวแทนขององค์ประกอบใหญ่ของงานในโครงการ แผนโครงการควรระบุรายการเหล่านี้กำหนดรายการและกำหนดเวลาให้เสร็จสิ้น

หากองค์กรดำเนินโครงการเพื่อพัฒนาซอฟต์แวร์ใหม่สิ่งสำคัญที่ส่งมอบอาจเป็นรายการสุดท้ายของข้อกำหนดทางธุรกิจและวิธีการใช้งาน

ต่อจากนั้นโครงการอาจมีเหตุการณ์สำคัญสำหรับการเสร็จสิ้นการออกแบบการทดสอบระบบการทดสอบการยอมรับของผู้ใช้และวันที่เปิดตัวซอฟต์แวร์ เหตุการณ์สำคัญเหล่านี้มีผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้องกับงาน แต่เกี่ยวข้องกับกระบวนการมากกว่าตัวผลิตภัณฑ์เอง

เหตุการณ์สำคัญและวันครบกำหนดส่งมอบที่สำคัญไม่จำเป็นต้องเป็นวันที่แน่นอน แต่ยิ่งแม่นยำยิ่งดี วันที่ที่แม่นยำช่วยให้ผู้จัดการโครงการแยกโครงสร้างงานได้อย่างแม่นยำมากขึ้น

ในขั้นตอนของแผนนี้คุณจะต้องสร้างเหตุการณ์สำคัญเพื่อให้คุณสามารถนำสิ่งที่ส่งมอบขนาดใหญ่หรือระดับสูงและแบ่งออกเป็นรายการส่งมอบขนาดเล็กซึ่งสามารถสรุปได้ในขั้นตอนถัดไป

โครงสร้างการแบ่งงาน

โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) แยกแยะเหตุการณ์สำคัญและการส่งมอบที่สำคัญในโครงการเป็นชิ้นเล็ก ๆ เพื่อให้บุคคลหนึ่งสามารถมอบหมายความรับผิดชอบสำหรับแต่ละแง่มุม ในการพัฒนาโครงสร้างการแยกงานผู้จัดการโครงการพิจารณาปัจจัยหลายอย่างเช่นจุดแข็งและจุดอ่อนของสมาชิกในทีมโครงการการพึ่งพาซึ่งกันและกันระหว่างงานทรัพยากรที่มีอยู่และกำหนดเวลาโครงการโดยรวม

ผู้จัดการโครงการมีความรับผิดชอบต่อความสำเร็จของโครงการในท้ายที่สุด แต่พวกเขาไม่สามารถทำงานคนเดียวได้ WBS เป็นเครื่องมือที่ผู้จัดการโครงการใช้เพื่อรับรองความรับผิดชอบในโครงการเพราะบอกผู้สนับสนุนโครงการสมาชิกในทีมโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่รับผิดชอบต่อสิ่งใด หากผู้จัดการโครงการกังวลเกี่ยวกับงานพวกเขารู้ว่าต้องพบปะใครเกี่ยวกับข้อกังวลนั้น

งบ

งบประมาณของโครงการแสดงจำนวนเงินที่จัดสรรเพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ ผู้จัดการโครงการมีหน้าที่กระจายทรัพยากรเหล่านี้อย่างเหมาะสม สำหรับโครงการที่มีผู้ขายผู้จัดการโครงการจะมั่นใจได้ว่าการส่งมอบเสร็จสมบูรณ์ตามเงื่อนไขของสัญญาโดยให้ความสำคัญกับคุณภาพเป็นพิเศษ งบประมาณโครงการบางโครงการเชื่อมโยงกับแผนทรัพยากรมนุษย์

สิ่งสำคัญคือการกำหนดต้นทุนสำหรับแต่ละเหตุการณ์สำคัญและส่งมอบโดยดูจากเวลาที่ต้องใช้และต้นทุนแรงงานที่เกี่ยวข้องเพื่อให้งานสำเร็จ ค่าใช้จ่ายของโครงการเชื่อมโยงกับระยะเวลาที่โครงการใช้ซึ่งย้อนกลับไปที่ขอบเขตของโครงการ ขอบเขตเหตุการณ์สำคัญงานและงบประมาณจะต้องสอดคล้องและเป็นจริง

แผนทรัพยากรบุคคล

แผนทรัพยากรมนุษย์แสดงให้เห็นว่าโครงการจะมีพนักงานให้บริการอย่างไร บางครั้งรู้จักกันในชื่อแผนการจัดบุคลากรแผนทรัพยากรบุคคลกำหนดว่าใครจะอยู่ในทีมโครงการและคาดหวังว่าแต่ละคนจะทุ่มเทเวลาเท่าใด ในการพัฒนาแผนนี้ผู้จัดการโครงการเจรจากับสมาชิกในทีมและหัวหน้างานของพวกเขาว่าสมาชิกแต่ละคนสามารถอุทิศเวลาให้กับโครงการได้มากน้อยเพียงใด หากจำเป็นต้องมีพนักงานเพิ่มเติมเพื่อปรึกษาโครงการ แต่เป็นส่วนหนึ่งของทีมงานโครงการซึ่งจะมีการบันทึกไว้ในแผนการจัดบุคลากร มีการปรึกษาหัวหน้างานที่เหมาะสมอีกครั้ง

แผนบริหารความเสี่ยง

มีหลายสิ่งที่ผิดพลาดในโครงการ ในขณะที่การคาดการณ์ภัยพิบัติที่อาจเกิดขึ้นหรืออาการสะอึกเล็กน้อยเป็นสิ่งที่ท้าทาย ในแผนการจัดการความเสี่ยงผู้จัดการโครงการจะระบุความเสี่ยงให้กับโครงการความเป็นไปได้ที่สถานการณ์เหล่านั้นจะเกิดขึ้นและกลยุทธ์ในการลดความเสี่ยง เพื่อกำหนดแผนนี้ผู้จัดการโครงการแสวงหาข้อมูลจากผู้สนับสนุนโครงการทีมโครงการผู้มีส่วนได้เสียและผู้เชี่ยวชาญภายใน

มีการกำหนดกลยุทธ์การลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นหรือมีค่าใช้จ่ายสูงที่เกี่ยวข้อง ความเสี่ยงที่ไม่น่าจะเกิดขึ้นและสิ่งที่มีค่าใช้จ่ายต่ำจะถูกบันทึกไว้ในแผนแม้ว่าพวกเขาจะไม่มีกลยุทธ์บรรเทาผลกระทบ

แผนการสื่อสาร

แผนการสื่อสารสรุปว่าโครงการจะสื่อสารกับผู้ชมที่หลากหลายได้อย่างไร เช่นเดียวกับโครงสร้างการสลายงานแผนการสื่อสารกำหนดความรับผิดชอบในการทำให้แต่ละองค์ประกอบเสร็จสมบูรณ์ให้กับสมาชิกทีมโครงการ

ในขั้นตอนนี้สิ่งสำคัญคือการกำหนดว่าจะสื่อสารและแก้ไขปัญหาภายในทีมอย่างไรและความถี่ในการสื่อสารกับทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือเจ้านายเป็นอย่างไร แต่ละข้อความมีกลุ่มเป้าหมาย แผนการสื่อสารช่วยให้ผู้จัดการโครงการมั่นใจได้ว่าข้อมูลที่ถูกต้องจะเข้าถึงคนที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสม

แผนการจัดการผู้มีส่วนได้เสีย

แผนการจัดการผู้มีส่วนได้เสียระบุว่าผู้มีส่วนได้เสียจะถูกใช้ในโครงการอย่างไร บางครั้งผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจำเป็นต้องได้รับข้อมูลเท่านั้น ที่สามารถดูแลได้ในแผนการสื่อสาร หากต้องการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมากขึ้นแผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะระบุว่าจะได้รับอย่างไร

แผนการจัดการการเปลี่ยนแปลง

แผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงวางโครงร่างสำหรับการเปลี่ยนแปลงโครงการ แม้ว่าผู้จัดการโครงการมักจะต้องการหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนแปลงโครงการ แต่บางครั้งก็หลีกเลี่ยงไม่ได้ แผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงมีโปรโตคอลและกระบวนการสำหรับการเปลี่ยนแปลง เป็นสิ่งสำคัญสำหรับความรับผิดชอบและความโปร่งใสที่ผู้สนับสนุนโครงการผู้จัดการโครงการและสมาชิกในทีมทำตามแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลง