วิธีดำเนินการประชุมธุรกิจที่มีประสิทธิภาพซึ่งให้ผลลัพธ์
เนื้อหา
- การดำเนินการก่อนการประชุมทางธุรกิจ
- วางแผนการประชุมทางธุรกิจ
- ทำให้แน่ใจว่าคุณต้องการประชุม
- ให้แน่ใจว่ามีส่วนร่วมที่เหมาะสมในที่ประชุม
- แจกจ่ายและทบทวนงานก่อนการประชุม
- การดำเนินการในระหว่างการประชุมทางธุรกิจ
- อำนวยความสะดวกในการประชุมทางธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ
- เกี่ยวข้องกับผู้เข้าร่วมแต่ละคนในการกระทำที่สามารถทำได้
- สร้างแผนติดตามผลการประชุมทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ
- การดำเนินการหลังจากการประชุมทางธุรกิจ
- เผยแพร่รายงานการประชุม
- ติดตามอย่างมีประสิทธิภาพ
- สร้างความรับผิดชอบในระหว่างการประชุมครั้งต่อไป
- ซักถามกระบวนการประชุมเพื่อปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
ผู้คนใช้เวลามากมายในการประชุมทางธุรกิจซึ่งการเปลี่ยนเวลาการประชุมไปสู่ผลลัพธ์ที่ยั่งยืนนั้นเป็นสิ่งสำคัญสำหรับองค์กรที่ประสบความสำเร็จ การดำเนินการที่ทำให้การประชุมทางธุรกิจประสบความสำเร็จจำเป็นต้องมีการจัดการโดยผู้นำการประชุมทั้งก่อนระหว่างและหลังการประชุม
การดำเนินการก่อนการประชุมทางธุรกิจ
การดำเนินการก่อนการประชุมทางธุรกิจจะกำหนดรากฐานเพื่อให้บรรลุผลการประชุม คุณสามารถติดตามผลที่จำเป็นทั้งหมดได้ แต่หากไม่มีการเตรียมงานคุณจะไม่ประสบความสำเร็จ
วางแผนการประชุมทางธุรกิจ
เริ่มต้นด้วยการวางแผนอย่างชาญฉลาด ก่อนอื่นให้ระบุว่าคุณต้องการพนักงานคนอื่นเพื่อช่วยคุณวางแผนการประชุมหรือไม่ (เช่นดึงคนจากแผนกต่างๆ) จากนั้นตัดสินใจว่าคุณหวังว่าจะบรรลุผลสำเร็จด้วยการจัดการประชุมและกำหนดเป้าหมายที่ทำได้
เป้าหมายที่คุณกำหนดไว้สำหรับการประชุมทางธุรกิจของคุณจะสร้างกรอบการทำงานสำหรับแผนการประชุมที่มีประสิทธิภาพ ดังสตีเฟ่นโคฟวี่กล่าวใน "เจ็ดนิสัยของคนที่มีประสิทธิภาพสูง" "เริ่มต้นด้วยจุดจบในใจ" จุดประสงค์ในการประชุมของคุณจะกำหนดจุดเน้นการประชุมวาระการประชุมและผู้เข้าร่วมที่คุณจะต้องเข้าร่วมการประชุม
ทำให้แน่ใจว่าคุณต้องการประชุม
มันอาจฟังดูย้อนกลับ แต่เมื่อคุณพัฒนาแผนการประชุมทางธุรกิจของคุณแล้วให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการประชุมเป็นเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับการบรรลุเป้าหมายที่คุณกำหนดไว้ การจัดการประชุมถือเป็นเรื่องที่มีค่าใช้จ่ายสูงเมื่อคุณพิจารณาถึงต้นทุนที่เรียกเก็บได้จากผู้เข้าร่วมประชุม ใช้ความพยายามทุกวิถีทางเพื่อพิจารณาว่าการประชุมเป็นโอกาสที่ดีที่สุดในการแก้ปัญหาปรับปรุงกระบวนการหรือสร้างกลยุทธ์ระยะยาวหรือระยะสั้นสำหรับทีมหรือแผนกของคุณ
ให้แน่ใจว่ามีส่วนร่วมที่เหมาะสมในที่ประชุม
หากการประชุมทางธุรกิจเป็นวิธีที่เหมาะสมในการบรรลุเป้าหมายของคุณให้ตรวจสอบกับผู้เข้าร่วมที่จำเป็นต้องเข้าร่วมประชุมเพื่อให้การประชุมประสบความสำเร็จ สิ่งนี้อาจฟังดูไม่เป็นเรื่องง่าย แต่เป็นการเดินทางไปยังผู้นำที่น่ารังเกียจ - ผู้เข้าร่วมประชุมคนสำคัญจะต้องสามารถเข้าร่วมการประชุมได้
บางครั้งผู้คนส่งผู้แทนเข้ามา หากตัวแทนเข้าร่วมในสถานที่ของผู้มีอำนาจตัดสินใจที่สำคัญตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานที่ได้รับมอบหมายมีอำนาจในการตัดสินใจขั้นสุดท้ายที่สามารถลงนามได้ มิฉะนั้นเลื่อนการประชุม
แจกจ่ายและทบทวนงานก่อนการประชุม
คุณเข้าร่วมการประชุมกี่ครั้งที่เริ่มต้นด้วยผู้ดำเนินการประชุมที่ผ่านการรีมกระดาษหรือทำการนำเสนอ PowerPoint เพื่อเริ่มการสนทนา มันน่าหงุดหงิดเพราะการประชุมกลายเป็นการอ่านแบบกลุ่มที่แทบจะไม่ได้ผลสำหรับธุรกิจของคุณ
คุณสามารถทำให้การประชุมทางธุรกิจมีประสิทธิผลมากที่สุดและมั่นใจในผลลัพธ์โดยการเตรียมงานล่วงหน้าที่จำเป็นล่วงหน้าก่อนการประชุม การให้ข้อมูลก่อนการทำงานแผนภูมิกราฟและวัสดุการอ่าน 48 ชั่วโมงก่อนเริ่มการประชุมหมายความว่าทุกคนเตรียมพร้อมที่จะกระโดดเข้ามา
เอกสารที่จะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายการประชุมสามารถรวมสิ่งต่อไปนี้:
- รายงานและข้อมูล
- แผนภูมิและลิงค์ไปยังข้อมูลการแข่งขัน
- ยอดขายเดือนต่อวัน
- แผนการผลิต
- สไลด์ Microsoft PowerPoint ที่แสดงจุดอภิปรายที่สำคัญ
- รายงานการประชุมบันทึกและติดตามผลจากการประชุมก่อนหน้าหรือการประชุมและโครงการที่เกี่ยวข้อง
การดำเนินการในระหว่างการประชุมทางธุรกิจ
ในระหว่างการประชุมทางธุรกิจหากคุณใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพคุณจะสร้างความกระตือรือร้นสำหรับหัวข้อและสร้างความมุ่งมั่นจากผู้เข้าร่วม ผู้คนจะรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของบางสิ่งที่ยิ่งใหญ่กว่าความท้าทายในแต่ละวัน ดังนั้นการประชุมที่ใช้งานง่ายซึ่งกำหนดขั้นตอนการติดตามจะทำให้เกิดผลการประชุม
อำนวยความสะดวกในการประชุมทางธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ
ผู้นำการประชุมกำหนดเสียงที่เป็นบวกและมีประสิทธิผลสำหรับการโต้ตอบระหว่างผู้เข้าร่วมประชุม การอำนวยความสะดวกในการประชุมที่มีประสิทธิภาพเริ่มต้นด้วยการทบทวนเป้าหมายหรือผลลัพธ์ที่คาดหวังจากการประชุมและวาระการประชุม ผู้อำนวยความสะดวกช่วยให้สมาชิกในกลุ่มมีสมาธิและมีประสิทธิผล
การออกแบบการประชุมและวาระการประชุมกำหนดกรอบการประชุม ผู้อำนวยความสะดวกที่มีประสิทธิภาพซึ่งคอยติดตามผู้เข้าร่วมมั่นใจความสำเร็จของผลลัพธ์ที่คาดหวังและต้องการจากการประชุม
เกี่ยวข้องกับผู้เข้าร่วมแต่ละคนในการกระทำที่สามารถทำได้
เวิร์กกรุ๊ปทุกคนมีบุคลิกที่แตกต่างกันซึ่งจะปรากฏขึ้นสำหรับการประชุม คุณมีเพื่อนร่วมงานที่เงียบสงบรวมถึงผู้ที่พยายามครอบงำทุกประเด็นการสนทนา ไม่ว่าจะอำนวยความสะดวกหรือเข้าร่วมการประชุมคุณจำเป็นต้องมีส่วนร่วมของผู้เข้าร่วมแต่ละคนในกระบวนการของการประชุมเป้าหมาย
สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าผู้เข้าร่วมแต่ละคนจะลงทุนในหัวข้อการประชุมและจะติดตาม คุณจะไม่มีสมาชิกหนึ่งคนหรือตัวคุณเองที่พยายามจะแบกภาระทั้งหมด
สร้างแผนติดตามผลการประชุมทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ
ในระหว่างการประชุมทางธุรกิจจัดทำแผนติดตามผลพร้อมรายการดำเนินการ แผนที่มีประสิทธิภาพประกอบด้วย:
- รายการการดำเนินการเฉพาะ
- ชื่อของบุคคลที่เป็นเจ้าของเพื่อทำรายการแอคชันให้สำเร็จ
- วันที่ครบกำหนดของรายการการดำเนินการ
- ฉันทามติเกี่ยวกับสิ่งที่ถือว่าเสร็จสิ้นของรายการการกระทำ
สนทนาสถานการณ์ในชีวิตจริงและอุปสรรคต่อความสำเร็จที่สมาชิกในทีมอาจประสบเมื่อพวกเขาพยายามทำสิ่งที่จำเป็นเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ หากคุณต้องการการประชุมติดตามกำหนดเวลาก่อนที่ผู้เข้าร่วมจะออกเพื่อให้มันอยู่ในปฏิทินของทุกคน
การดำเนินการหลังจากการประชุมทางธุรกิจ
การกระทำและการวางแผนก่อนและระหว่างการประชุมมีบทบาทสำคัญในการช่วยให้คุณบรรลุผลลัพธ์ที่คาดหวังเป็นบวกและสร้างสรรค์ การกระทำของคุณหลังจากการประชุมมีความสำคัญเช่นกัน การติดตามการประชุมตามกำหนดการครั้งต่อไปนั้นไม่เป็นการลงทุนเพียงพอที่จะทำให้มั่นใจได้ว่าจะได้ผลลัพธ์
เผยแพร่รายงานการประชุม
เผยแพร่รายงานการประชุมและแผนปฏิบัติการของคุณภายใน 24 ชั่วโมง ผู้คนจะมีส่วนร่วมในผลลัพธ์อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุดหากพวกเขาเริ่มต้นใช้งานรายการการดำเนินการทันที พวกเขายังมีความทรงจำใหม่ ๆ ของการประชุมจุดอภิปรายต่าง ๆ และเหตุผลสำหรับการประชุมแต่ละรายการ
นอกจากนี้ความล่าช้าในการกระจายนาทีจะส่งผลต่อผลลัพธ์ของคุณเนื่องจากคนส่วนใหญ่รอให้นาทีมาถึงก่อนที่จะแก้ปัญหาข้อผูกพัน
ติดตามอย่างมีประสิทธิภาพ
การเคารพและสังเกตเส้นตายและการติดตามผลจะช่วยให้คุณบรรลุผลจากการประชุม หลังการประชุมแต่ละคนที่มีรายการการดำเนินการควรจัดทำแผนปฏิบัติการเพื่อให้บรรลุข้อผูกพันของแต่ละคน
ไม่ว่าพวกเขาจะเขียนขั้นตอนในการวางแผนมอบหมายงานให้กับพนักงานคนอื่นหรือทำงานให้เสร็จในทันทีบุคคลนั้นมีหน้าที่ติดตามผล
และคุณสามารถปรับปรุงผลการประชุมได้โดยติดตามแต่ละคนระหว่างการประชุม เป้าหมายของคุณคือการตรวจสอบความคืบหน้าและตรวจสอบให้แน่ใจว่างานกำลังดำเนินการอยู่
สร้างความรับผิดชอบในระหว่างการประชุมครั้งต่อไป
คุณเคยนั่งในการประชุมติดตามผลซึ่งประกอบด้วยผู้เข้าร่วมแต่ละคนบอกกลุ่มว่าทำไมพวกเขาถึงไม่สามารถทำตามข้อผูกพันได้ การสร้างบรรทัดฐานหรือความรับผิดชอบที่กำหนดเองสำหรับผลลัพธ์เริ่มต้นในรอบการประชุมของคุณ
ติดตามโดยผู้อำนวยความสะดวกระหว่างการประชุมช่วย แต่กลุ่มจะต้องล้มเหลวในการรักษาภาระผูกพันที่ไม่สามารถยอมรับได้ ให้ผู้เข้าร่วมรายงานความคืบหน้าและผลลัพธ์ในการประชุมครั้งต่อไปด้วยความคาดหวังว่าผู้เข้าร่วมทั้งหมดจะบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ หากมีการหยุดงานในการประชุมครั้งต่อไปจะดูว่ามีสิ่งกีดขวางบนถนนที่ถูกกฎหมายเพื่อดำเนินการต่อและพิจารณาว่าจะดำเนินการอย่างไร
ซักถามกระบวนการประชุมเพื่อปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
การฝึกฝนการซักถามในการประชุมธุรกิจแต่ละครั้งเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ผู้เข้าร่วมผลัดกันพูดคุยเกี่ยวกับสิ่งที่มีประสิทธิภาพหรือไม่มีประสิทธิภาพเกี่ยวกับกระบวนการการประชุมทางธุรกิจในปัจจุบัน พวกเขาพูดคุยถึงความคืบหน้าที่พวกเขารู้สึกว่ากลุ่มกำลังทำในหัวข้อที่อยู่ในมือ
