ให้ความมั่นใจแก่เจ้านายของคุณด้วยแผนการจัดการความเสี่ยง

เนื้อหา

• การบริหารความเสี่ยงในการบริหารโครงการคืออะไร?
• การวางแผนการบริหารความเสี่ยง
• กระบวนการจัดการความเสี่ยง 5 ขั้นตอน
• ขั้นตอนที่ 1: เริ่มต้น
• ขั้นตอนที่ 2: ระบุ
• ขั้นตอนที่ 3: ประเมินผล
• ขั้นตอนที่ 4: การตอบสนองตามแผน
• ขั้นตอนที่ 5: ใช้งาน

ผู้จัดการโครงการที่ดีที่สุดมีความมั่นใจเต็มที่กับผู้จัดการสายงานและผู้สนับสนุนโครงการ ผู้บริหารที่อยู่เบื้องหลังโครงการของพวกเขาเชื่อว่าพวกเขาเมื่อพวกเขาบอกว่าพวกเขาต้องการเงินทุนเพิ่มเติมทรัพยากรเพิ่มเติมหรือช่วยในการแก้ไขปัญหา

เมื่อคุณทำงานในสถานการณ์ที่มีความเสี่ยงคุณจำเป็นต้องมีชุดอุปกรณ์ที่เหมาะสม เช่นเดียวกับคนยกขึ้นที่มีกระเป๋าเป้สะพายหลังของเชือกและค้อนคุณจำเป็นต้องมีเครื่องมือในการจัดการกับความเสี่ยงของโครงการด้วย

คุณสามารถเพิ่มความมั่นใจของผู้จัดการในโครงการด้วยแผนการจัดการความเสี่ยง กระบวนการห้าขั้นตอนง่าย ๆ สามารถเปลี่ยนวิธีที่หัวหน้าของคุณเห็นโครงการของคุณ (และคุณ) ได้อย่างมหาศาล

การบริหารความเสี่ยงในการบริหารโครงการคืออะไร?

การจัดการความเสี่ยงในการจัดการโครงการเป็นกระบวนการของการระบุประเมินและตอบสนองต่อความเสี่ยงของโครงการ

ความเสี่ยงของโครงการเป็นสิ่งที่อาจส่งผลกระทบต่อโครงการ (ในเชิงบวกหรือเชิงลบ แต่โดยทั่วไปคนตีความความเสี่ยงเป็นเหตุการณ์ที่จะมีผลกระทบเชิงลบต่อโครงการ)

ไม่ว่าโครงการของคุณจะใหญ่หรือเล็กก็จะมีความเสี่ยงที่เกี่ยวข้อง ความเสี่ยงเหล่านี้อาจเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่ความเสี่ยงของขบวนพาเหรดโรงเรียนของคุณที่ถูกฝนตกไปจนถึงความเสี่ยงที่ราคาจะเพิ่มขึ้นเป็นส่วนประกอบที่สำคัญของแผงวงจรใหม่ของคุณ

ความเสี่ยงของโครงการหากไม่ได้รับการจัดการอย่างถูกต้องสามารถทำให้โครงการของคุณประสบความสำเร็จได้ยากขึ้น ความเสี่ยงที่ไม่ได้ตรวจสอบสามารถเพิ่มเวลาให้กับตารางงานของคุณทำงานให้กับเวลาของคุณและเงินในงบประมาณของคุณ ผู้จัดการรู้สึกกังวลกับเรื่องแบบนี้ ทั้งหมดนี้สามารถหลีกเลี่ยงได้ด้วยแผนการจัดการความเสี่ยง

การวางแผนการบริหารความเสี่ยง

แผนการจัดการความเสี่ยงเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเพิ่มความมั่นใจของคุณเองในความสามารถของทีมงานโครงการของคุณในการส่งมอบ - และนั่นจะทำให้ความเชื่อมั่นของผู้จัดการของคุณเพิ่มขึ้น คุณต้องการให้พวกเขาเชื่อว่าคุณทำได้และคุณต้องการให้พวกเขาตระหนักถึงสิ่งที่อาจทำให้คุณไม่สามารถส่งมอบโครงการได้สำเร็จ แผนการจัดการความเสี่ยงเป็นเครื่องมือที่สมบูรณ์แบบในการทำเช่นนั้น

และคาดเดาอะไร มันง่ายมากที่จะเริ่มต้น

การบริหารความเสี่ยงของโครงการเป็นกระบวนการห้าขั้นตอนง่าย ๆ อย่าทำให้ซับซ้อนกว่าที่ควรจะเป็น นี่คือสิ่งที่คุณสามารถเริ่มต้นได้ในวันนี้เตรียมที่จะพูดคุยในการประชุมครั้งต่อไปของคุณและทำให้เสร็จเมื่อมีคนพิมพ์นาที

กระบวนการจัดการความเสี่ยง 5 ขั้นตอน

เช่นเดียวกับส่วนต่าง ๆ ของการจัดการโครงการการจัดการความเสี่ยงเป็นกระบวนการ ห้าขั้นตอนคือ:

1. เริ่มต้น
2. แยกแยะ
3. ประเมินผล
4. การตอบสนองตามแผน
5. Implement

หากข้อกำหนดเหล่านี้ไม่ได้มีความหมายต่อคุณมากนักในตอนนี้โปรดยึดติดกับมัน - ฉันจะอธิบายทุกอย่าง

ขั้นตอนที่ 1: เริ่มต้น

ก่อนอื่นคุณต้องกำหนดบริบทสำหรับการจัดการความเสี่ยงของคุณในสภาพแวดล้อมการจัดการโครงการ

อาจมีการทำงานที่น่ากลัวมากมายที่นี่เพราะมีบางคนใน บริษัท ของคุณได้เตรียมนโยบายความเสี่ยงขององค์กรไว้แล้วและสิ่งที่คุณต้องทำก็คือติดตาม สิ่งนี้จะอธิบายถึงแนวทางของ บริษัท ที่มีความเสี่ยงและอาจมอบอำนาจแม่แบบที่คุณต้องการ เทมเพลตช่วยให้คุณประหยัดงานเสมอดังนั้นระวังให้ดีสำหรับคนเหล่านั้นด้วย!

แม้ว่าคุณจะไม่มีนโยบายความเสี่ยงขององค์กรคนอื่นที่จัดการโครงการเคียงข้างคุณอาจมีแผนการจัดการความเสี่ยงของโครงการที่คุณสามารถคัดลอกได้ ทำไมต้องคิดค้นล้อใหม่ การใช้เอกสารซ้ำเป็นสิ่งจำเป็นหากคุณต้องการประหยัดเวลาและทำงานให้เสร็จมากขึ้น

ใช้สิ่งที่คุณค้นพบเพื่อจัดทำแผนการจัดการความเสี่ยงสำหรับโครงการของคุณ นี่เป็นส่วนหนึ่งของแผนการจัดการโครงการโดยรวมของคุณและพูดคุยเกี่ยวกับวิธีการจัดการความเสี่ยงในโครงการของคุณ

หากคุณไม่รู้ว่าจะใส่อะไรให้อ่านต่อ! ขั้นตอนต่อไปจะทำให้คุณมีความคิดที่ดีขึ้นเกี่ยวกับสิ่งที่จะพูดคุยเกี่ยวกับแผนการจัดการความเสี่ยงของคุณ

สิ่งนี้ช่วยเพิ่มความมั่นใจโดย: แสดงผู้จัดการของคุณว่าคุณมีวิธีจัดการกับความไม่แน่นอนในโครงการของคุณและคุณจะจัดการความเสี่ยงอย่างแข็งขัน

ขั้นตอนที่ 2: ระบุ

เมื่อคุณได้รับแนวทางแล้วคุณสามารถเริ่มทำงานกับมันได้

ตอนนี้คุณสามารถระบุความเสี่ยงที่จะส่งผลกระทบต่อโครงการของคุณ นี่เป็นเพียงภาพรวมของเวลาและการลงทะเบียนความเสี่ยงของคุณเป็นสิ่งที่คุณต้องการกลับมาครั้งแล้วครั้งเล่าเพื่อให้แน่ใจว่ามีสิ่งใหม่ ๆ

คุณสามารถระบุความเสี่ยงโดยใช้รายการตรวจสอบความเสี่ยงทั่วไปสัมภาษณ์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการ (โดยเฉพาะผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ยากเนื่องจากพวกเขามักจะพูดถึงสิ่งที่อาจผิดพลาด) การระดมสมองและใช้สามัญสำนึกของคุณ

คุณกำลังมองหาสิ่งที่อาจทำให้เกิดปัญหาหากพวกเขาเคยเกิดขึ้น (โปรดจำไว้ว่ายังไม่ได้รับความเสี่ยงปัญหาของโครงการคือสิ่งที่เกิดขึ้นแล้ว)

ไม่ว่าคุณจะทำอะไรคุณควรเกี่ยวข้องกับคนอื่นอย่างแน่นอน เพียงอย่างเดียวคุณจะไม่มีภาพรวมและคุณจะได้สิ่งที่ขาดหายไป

ความเสี่ยงสามารถและควรระบุโดยใคร ในฐานะผู้จัดการโครงการงานของคุณคือสนับสนุนให้เพื่อนร่วมงานของคุณเพิ่มความเสี่ยงกับคุณเพื่อให้เป็นทีมที่คุณสามารถทำอะไรกับพวกเขาได้

ความเสี่ยงทั้งหมดที่ระบุควรบันทึกไว้ในทะเบียนความเสี่ยง หากคุณมีผู้ประสานงานโครงการในทีมหรือผู้สนับสนุนโครงการพวกเขาก็สามารถทำได้ ไม่เช่นนั้นจะเป็นส่วนหนึ่งของงานด้านการดูแลให้คุณทำ

สิ่งนี้ช่วยเพิ่มความมั่นใจโดย: แสดงให้เห็นว่าคุณตระหนักถึงความเสี่ยงที่สำคัญที่อาจส่งผลกระทบต่อโครงการของคุณและคุณมีวิธีการในการรับรู้ถึงความเสี่ยงใหม่อย่างต่อเนื่อง

ขั้นตอนที่ 3: ประเมินผล

ความเสี่ยงจะถูกประเมินความน่าจะเป็นและผลกระทบ เมื่อคุณประเมินความเสี่ยงลองคิดดูว่ามีโอกาสเกิดขึ้นได้เท่าไรมีค่าใช้จ่ายในการจัดการเท่าไหร่และมีระยะเวลาเท่าใดที่จะเพิ่มในไทม์ไลน์โครงการของคุณ

นอกจากนี้คุณยังสามารถประเมินความใกล้เคียงซึ่งหมายถึงความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นใกล้เวลา ความเสี่ยงที่มีความใกล้เคียงสูงจะเกิดขึ้นในไม่ช้า ความเสี่ยงที่มีความใกล้เคียงต่ำอาจเกิดขึ้นได้ในอนาคตอันใกล้ สิ่งนี้สามารถให้ปัจจัยอื่นแก่คุณในการจัดลำดับความสำคัญของเวลาและพลังงานเมื่อต้องรับมือกับความเสี่ยง

สิ่งนี้ช่วยเพิ่มความมั่นใจโดย: ทำให้ผู้จัดการของคุณมั่นใจว่าทุกคนในทีมมีความคิดที่ชัดเจนว่าจะเกิดอะไรขึ้นหากความเสี่ยงเหล่านี้เกิดขึ้นจริง

ขั้นตอนที่ 4: การตอบสนองตามแผน

ตอนนี้เรามาถึงส่วนเนื้อของแผนจัดการความเสี่ยงของคุณ ในขั้นตอนนี้คุณจะหาวิธีจัดการความเสี่ยงโดยการระบุคำตอบที่เหมาะสม

เราทำเช่นนี้เพราะจนถึงตอนนี้สิ่งที่คุณได้รับคือรายการของสิ่งที่อาจเกิดขึ้นในการเลิกโครงการของคุณในอนาคตและจะมีข้อตกลงที่ดีขนาดไหน ผู้จัดการของคุณจะต้องรู้อะไรต่อไปคือ: คุณจะทำอย่างไรกับเรื่องนี้?

โดยทั่วไปมีสี่สิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อจัดการกับและจัดการความเสี่ยงของโครงการ พวกเขาเป็น:

• หลีกเลี่ยง: ทำตามขั้นตอนต่าง ๆ เพื่อป้องกันไม่ให้ผลลัพธ์นี้เกิดขึ้น
• การถ่ายโอน: เปลี่ยนความรับผิดชอบไปยังบุคคลอื่นเช่นกับกรมธรรม์ประกันภัย
• บรรเทา: ดำเนินการเพื่อลดผลกระทบของปัญหาหากเกิดขึ้น
• ยอมรับ: เข้าใจว่าผลลัพธ์ที่มีความเสี่ยงอาจเกิดขึ้นและด้วยความยินยอมของทีมของคุณไม่ดำเนินการใด ๆ เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดขึ้น

ความเสี่ยงของคุณบางอย่างอาจมีผลในเชิงบวก ตัวอย่างเช่นมีความเสี่ยงที่คุณจะขายผลิตภัณฑ์ใหม่จำนวนมากที่สายโทรศัพท์ขัดข้อง นั่นเป็นปัญหาที่ดีที่จะมี แต่ก็ยังมีความเสี่ยงที่คุณควรวางแผน

มีหลายวิธีที่คุณสามารถเตรียมรับความเสี่ยงในเชิงบวกที่เกิดขึ้น ได้แก่ :

• ใช้ประโยชน์: พยายามอย่างดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าผลลัพธ์นี้เกิดขึ้นเพื่อให้คุณสามารถเก็บเกี่ยวรางวัลได้
• แชร์: ทำงานกับเพื่อนร่วมงานหรือ บริษัท อื่นเพื่อสร้างความเสี่ยงในเชิงบวก
• เพิ่มประสิทธิภาพ: มีอิทธิพลต่อปัจจัยที่อาจนำไปสู่ผลลัพธ์ในเชิงบวกและพยายามที่จะได้รับประโยชน์มากยิ่งขึ้น
• ยอมรับ: ยอมรับความเป็นไปได้ของความเสี่ยงในเชิงบวกและไม่ทำอะไรเลย

คุณจะต้องจัดการกับกลยุทธ์การตอบสนองที่ดีที่สุดสำหรับทุกความเสี่ยงในการลงทะเบียนของคุณ ตัวอย่างเช่นคุณอาจตัดสินใจว่าความเสี่ยงของการยุบหลังคาโรงงานเป็นสิ่งที่คุณจะยอมรับได้อย่างง่ายดายเนื่องจากไม่น่าจะเกิดขึ้น อย่างไรก็ตามความเสี่ยงที่อาหารเป็นพิษจะมีอยู่ครึ่งหนึ่งในพนักงานของคุณ หากมันเคยเกิดขึ้นมาก่อนและมีแนวโน้มค่อนข้างเว้นแต่คุณจะทำอะไรเกี่ยวกับเรื่องนี้คุณจะต้องลดความเสี่ยงลง

เมื่อมีการระบุและตอบสนองแล้วจะมีการแต่งตั้งเจ้าของความเสี่ยงเพื่อดำเนินการตามแผนปฏิบัติการบริหารความเสี่ยง กล่าวอีกนัยหนึ่งคุณต้องมีคนรับผิดชอบในการมองเห็นงานที่คุณเห็นด้วยในแผนของคุณ

สิ่งนี้ช่วยเพิ่มความมั่นใจโดย: แสดงผู้จัดการของคุณว่าคุณได้พิจารณาแล้วว่าต้องทำอะไรเกี่ยวกับสิ่งต่าง ๆ ที่อาจก่อให้เกิดปัญหาสำหรับโครงการของคุณและคุณวางแผนที่จะลดความไม่แน่นอนและความเสี่ยงในโครงการ

ขั้นตอนที่ 5: ใช้งาน

แผนการจัดการความเสี่ยงของคุณควรรวมถึงผู้ที่รับผิดชอบในการทำกิจกรรมการลดความเสี่ยงสำหรับความเสี่ยงแต่ละอย่าง ตอนนี้พวกเขาควรทำงานผ่านงานเหล่านั้นเพื่อให้คุณจัดการความเสี่ยงแบบเปิด

สิ่งนี้ช่วยเพิ่มความมั่นใจโดย: แสดงให้เห็นว่าคุณและทีมงานโครงการของคุณสามารถทำตามสิ่งที่คุณพูดได้ จากการรายงานถึงสิ่งที่คุณประสบความสำเร็จและความเสี่ยงที่คุณได้ลดลงมันแสดงให้เห็นว่าทีมผู้บริหารของคุณมีความจริงจังกับการส่งมอบและทำสิ่งที่จะทำให้โครงการของคุณประสบปัญหาในอนาคต

เมื่อความเสี่ยงได้ผ่านไปแล้ว - เมื่อไม่มีความเกี่ยวข้องกันอีกต่อไปเพราะอาจเกิดขึ้นหรือไม่สามารถเกิดขึ้นได้อีกต่อไป - คุณสามารถปิดความเสี่ยงได้จากการลงทะเบียนความเสี่ยง

การจัดทำแผนการจัดการความเสี่ยงของโครงการนี้สามารถทำให้คุณแตกต่างจากผู้จัดการคนอื่น หัวหน้าของคุณจะมีหลักฐานว่าคุณสามารถคิดอย่างมีกลยุทธ์และสร้างสรรค์เกี่ยวกับสิ่งที่อาจทำให้โครงการของคุณติดขัดและที่สำคัญที่สุดคือทำอะไรกับมัน คุณจะเป็นคนที่จัดการกับปัญหาก่อนที่จะเกิดขึ้นกวาดล้างสิ่งกีดขวางบนถนนและเตรียมพร้อมสำหรับทุกสิ่ง!

การถูกมองว่าเป็นคนดีในการจัดการความเสี่ยงของโครงการเป็นวิธีที่แน่นอนที่จะถูกมองว่าเป็นคู่หูที่ปลอดภัยโดยผู้บริหาร คุณไม่ต้องการประสบการณ์หรือใบรับรองจำนวนมากในการเริ่มต้นจัดการความเสี่ยงของโครงการให้ประสบความสำเร็จ (แม้ว่าจะมีคุณสมบัติที่เป็นทางการในการจัดการความเสี่ยง) กระบวนการห้าขั้นตอนง่าย ๆ นี้จะหมายความว่าการจัดการความเสี่ยงของโครงการจะถูกฝังอยู่ในแผนโครงการของคุณ