การชำระคืนไมล์สะสมของพนักงาน

เนื้อหา

• อัตราการชำระคืนไมล์สะสมของ บริษัท
• เงินชดเชยพนักงานของรัฐบาล
• ข้อกำหนดการเบิกคืนค่าใช้จ่ายรถยนต์
• วิธีอื่น ๆ นายจ้างชดเชยพนักงานสำหรับค่าใช้จ่ายรถยนต์
• ผลกระทบทางภาษีสำหรับการชำระคืนไมล์สะสม
• ค่าใช้จ่ายรถยนต์ที่ไม่ได้ชำระ

การคืนเงินของพนักงานสำหรับการใช้รถยนต์ของคุณจะแตกต่างกันไปตามนายจ้างและภาคส่วน แต่องค์กรส่วนใหญ่ชดเชยพนักงานในอัตราประมาณระยะไมล์มาตรฐานที่กำหนดโดย IRS หรืออัตราการชำระคืนยานพาหนะส่วนตัว อัตรานี้กำหนดขึ้นทุกปีโดยฝ่ายบริหารบริการทั่วไป (GSA) จากการวิจัยที่จัดทำโดย บริษัท ที่ปรึกษาอิสระเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายในปัจจุบันสำหรับการใช้ยานพาหนะ

สำหรับปี 2563 อัตราการสะสมไมล์มาตรฐานคืออัตราที่ 57.5 เซนต์ต่อไมล์ที่เดินทางลดลงจาก 58 เซนต์ในปี 2019 อัตราคงที่มาตรฐานนี้รวมค่าใช้จ่ายของการประกันภัยการลงทะเบียนน้ำมันก๊าซและการบำรุงรักษาสำหรับคนที่ ขับเคลื่อนได้มากสำหรับการทำงานซึ่งอาจส่งผลให้เกิดการหักที่สำคัญ

อัตราการชำระคืนไมล์สะสมของ บริษัท

นายจ้างส่วนใหญ่จะคืนเงินให้ในอัตรา IRS หรือ GSA เนื่องจากพวกเขาสามารถหักเงินจำนวนดังกล่าวเป็นค่าใช้จ่ายเมื่อยื่นแบบแสดงรายการภาษีเงินได้นิติบุคคลของพวกเขาแม้ว่าจะมีสูตรภาษีอื่น ๆ ที่ซับซ้อนที่นายจ้างสามารถใช้ได้ เมื่อแรงงานที่มีคุณสมบัติหายากในช่วงการขยายตัวทางเศรษฐกิจนายจ้างมีแนวโน้มที่จะให้อัตราการชำระคืนที่แข่งขันได้

บริการสรรพากรต้องการการชำระเงินคืนเพื่อแยกต่างหากจากเงินเดือนโดยไม่หักภาษี ดังนั้นนายจ้างบางรายจะประมวลผลการจ่ายค่าใช้จ่ายผ่านระบบบัญชีเจ้าหนี้เพื่อแยกพวกเขาออกจากเงินเดือนและเพื่อให้สอดคล้องกับกฎหมายของ IRS

หากนายจ้างของคุณจ่ายเงินคืนในหรือใกล้กับอัตรา GSA หรือ IRS คุณสามารถมั่นใจได้ว่าคุณได้รับข้อตกลงที่เป็นธรรม

เงินชดเชยพนักงานของรัฐบาล

พนักงานของรัฐบาลจะได้รับเงินคืนตามอัตรา GSA ทุกครั้งหากมีการอนุญาตให้ใช้รถยนต์ส่วนตัวหรือเมื่อไม่มียานพาหนะของรัฐ

ข้อกำหนดการเบิกคืนค่าใช้จ่ายรถยนต์

คุณจะต้องจัดทำบันทึกระยะทางใบเสร็จรับก๊าซและเอกสารประกอบการรับค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับรถของคุณ รายงานค่าใช้จ่ายของคุณอาจถูกปฏิเสธ หรือแย่กว่านั้นนายจ้างของคุณอาจถูกลงโทษทางวินัยหากเขาคิดว่าการเรียกร้องของคุณอาจเป็นการหลอกลวง นายจ้างหลายคนต้องการให้มีการเก็บบันทึกไว้ในเวลาเดียวกันเหมือนกับกรมสรรพากร อย่าพยายามประมาณการไมล์สะสมของคุณเนื่องจากอาจละเมิดนโยบายของนายจ้าง

การเก็บปากกาและกระดาษไว้ในรถเป็นวิธีหนึ่งแม้ว่าจะเป็นวิธีที่น่าเบื่อ ตัวเลือกที่ดีกว่าคือแอพติดตามระยะทางที่ติดตามการเดินทางของคุณโดยอัตโนมัติในบันทึกที่เกิดขึ้นพร้อมกันซึ่งคุณสามารถพิมพ์หรือดาวน์โหลด เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการติดตามระยะทางจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดและจุดประสงค์ทางธุรกิจเพื่อให้ไดรฟ์รวมอยู่ในรายงานค่าใช้จ่ายของคุณ

วิธีอื่น ๆ นายจ้างชดเชยพนักงานสำหรับค่าใช้จ่ายรถยนต์

ตามที่สมาคมเพื่อการจัดการทรัพยากรมนุษย์เหล่านี้เป็นทางเลือกทั่วไปในการชำระคืนไมล์สะสมเป็นวิธีสำหรับนายจ้างในการชดเชยพนักงานสำหรับค่าใช้จ่ายในการขับเคลื่อนธุรกิจ:

ค่าเผื่อรถแบนนายจ้างจัดให้มีเบี้ยเลี้ยงรถแบนเช่น $ 400 ต่อเดือนเพื่อครอบคลุมค่าใช้จ่ายเชื้อเพลิงการสึกหรอและการฉีกขาดยางรถยนต์และอื่น ๆ

โปรแกรม FAVRนายจ้างคืนเงินให้แก่พนักงานภายใต้โปรแกรมการชำระเงินคืนแบบคงที่และแบบผันแปร (FAVR) ซึ่งพนักงานจะได้รับการชดเชยค่าใช้จ่ายคงที่ (เช่นการประกันภัยภาษีและค่าธรรมเนียมการลงทะเบียน) และค่าใช้จ่ายยานพาหนะผันแปร (เช่นเชื้อเพลิงและการบำรุงรักษา) การชำระเงินคืนนั้นไม่ต้องเสียภาษีสำหรับพนักงานหากเป็นไปตามข้อกำหนดการบัญชีค่าใช้จ่าย

ผลกระทบทางภาษีสำหรับการชำระคืนไมล์สะสม

การชำระคืนไมล์สะสมถือเป็นการจ่ายภาษีที่ปลอดภาษีโดยนายจ้างตราบใดที่มีการจัดทำเอกสารและไม่เกินค่าใช้จ่ายจริงของคุณ อย่างไรก็ตามนายจ้างของคุณไม่สามารถจ่ายเงินโดยตรงสำหรับค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานเช่นการซ่อมแซมหรือบำรุงรักษารถยนต์ของคุณโดยไม่ต้องเสียภาษี ค่าใช้จ่ายอื่น ๆ เช่นค่าผ่านทางที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการขนส่งทางธุรกิจสามารถคืนเงินได้โดยไม่ต้องเสียภาษีหากคุณมีใบเสร็จรับเงิน

นายจ้างบางรายมีค่าใช้จ่ายรายเดือนสำหรับค่าใช้จ่ายรถยนต์ หากพนักงานจำเป็นต้องจัดทำบันทึกค่าใช้จ่ายพนักงานจะต้องถูกหักภาษีตามจำนวนเงินที่ได้รับเกินกว่าค่าใช้จ่ายที่บันทึกไว้เท่านั้น หากนายจ้างไม่ต้องการเอกสารประกอบอาจจะมีการเรียกเก็บภาษี

ค่าใช้จ่ายรถยนต์ที่ไม่ได้ชำระ

เริ่มตั้งแต่ปีภาษีปีพ. ศ. 2561 ด้วยการบังคับใช้พระราชบัญญัติลดหย่อนภาษีและงานทำให้คนงานไม่สามารถหักค่าใช้จ่ายรถยนต์ที่ไม่ได้ชำระคืนได้อีกต่อไป ในปี 2560 และปีก่อน ๆ ค่าใช้จ่ายเหล่านี้สามารถหักได้เกินกว่า 2% ของรายได้รวมที่ปรับแล้ว ดังนั้นคนงานที่จะขับรถอย่างกว้างขวางเป็นส่วนหนึ่งของการปฏิบัติหน้าที่ความรับผิดชอบของพวกเขาควรประเมินนโยบายการชำระเงินคืนของ บริษัท อย่างรอบคอบขณะที่พวกเขาตรวจสอบข้อเสนองาน

หากนายจ้างไม่คืนเงินค่าใช้จ่ายรถยนต์คุณอาจเสนอให้ลดเงินเดือนเพื่อแลกกับการชำระเงินคืนเนื่องจากการชำระเงินคืนจะได้รับการคุ้มครองจากการเก็บภาษีหากค่าใช้จ่ายได้รับการบันทึกอย่างเหมาะสม หรือคุณอาจเจรจาต่อรองเงินเดือนที่สูงขึ้นเพื่อบัญชีสำหรับภาระภาษีเพิ่มตามกฎหมายภาษีใหม่

ตามที่กรมสรรพากรแม้จะมีการระงับการแยกรายการเบ็ดเตล็ดเบ็ดเตล็ดการหักค่าใช้จ่ายที่หักลดหย่อนในการกำหนดรายได้รวมที่ปรับจะไม่ถูกระงับ ตัวอย่างเช่นสมาชิกขององค์ประกอบสำรองของกองกำลังของสหรัฐอเมริกา (กองทัพ) เจ้าหน้าที่ของรัฐหรือรัฐบาลท้องถิ่นที่จ่ายตามค่าธรรมเนียม ในบรรทัดที่ 24 ของตารางที่ 1 ของแบบฟอร์ม 1040 - 3 - (2018) ไม่ใช่เป็นการหักรายการแยกรายการในตาราง A ของแบบฟอร์ม 1040 (2018) ดังนั้นอาจใช้อัตราไมล์สะสมทางธุรกิจมาตรฐานต่อไป

ข้อมูลที่อยู่ในบทความนี้ไม่ใช่ภาษีหรือคำแนะนำทางกฎหมายและไม่ได้ใช้แทนคำแนะนำดังกล่าว กฎหมายของรัฐและรัฐบาลกลางมีการเปลี่ยนแปลงบ่อยครั้งและข้อมูลในบทความนี้อาจไม่สะท้อนกฎหมายของรัฐของคุณเองหรือการเปลี่ยนแปลงล่าสุดของกฎหมาย