วิธีจัดระเบียบเหตุการณ์สื่อที่ประสบความสำเร็จ
เนื้อหา
- เริ่มด้วยข่าวประชาสัมพันธ์
- ดูโทรศัพท์
- วางแผนเวลากิจกรรมของคุณอย่างระมัดระวัง
- อย่าพยายามทำทุกอย่าง
- ทำให้ง่ายต่อการเข้า (ออก)
- พิจารณาภาพ
- อย่าลืมชุดกด
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าที่ติดต่อสื่อของคุณพร้อมใช้งาน
- ใช้พนักงานที่มีประสบการณ์
- เตรียมคำชี้แจงของคุณไว้ล่วงหน้า
- เกิดอะไรขึ้นถ้าผู้สื่อข่าวไม่แสดง
หนึ่งในวิธีที่ง่ายที่สุดสำหรับ บริษัท ของคุณในการรับสื่อฟรีซึ่งมักรู้จักกันในชื่อ "รับสื่อ" - ผ่านกิจกรรมสื่อ ไม่ว่าคุณจะร่วมมือกับผู้สนับสนุนหลายคนเพื่อช่วยเหลือผู้ด้อยโอกาสหรือจัดการแถลงข่าวเพื่อประกาศการเปิดตัวผลิตภัณฑ์มีขั้นตอนบางอย่างที่คุณควรปฏิบัติตามเพื่อจัดระเบียบกิจกรรมสื่อที่ประสบความสำเร็จ
เริ่มด้วยข่าวประชาสัมพันธ์
การส่งข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณจะช่วยให้สื่อตัดสินใจว่าเรื่องราวของคุณมีค่าพอที่จะครอบคลุมหรือไม่ นั่นเป็นเหตุผลที่ช่วยให้การแถลงข่าวของคุณง่ายและไม่ใช้โฆษณา สถานีและหนังสือพิมพ์กำลังมองหาข่าว พวกเขาไม่ได้มองหากลวิธีการขาย
คุณมีหน้าต่างสำหรับส่งข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ คุณไม่ต้องการที่จะส่งมันเร็วเกินไปแล้วมันจะถูกลืมหรือถูกฝังและคุณไม่ต้องการที่จะส่งมันสายเกินไปเมื่อเรื่องอื่น ๆ อาจได้รับมอบหมายแล้วและพวกเขาก็ไม่สามารถทำกิจกรรมของคุณใน โดยทั่วไปสองถึงสามวันก่อนงานของคุณจะมีการแจ้งเตือนขั้นสูงเพียงพอที่จะให้เวลากดเพื่อกำหนดเวลานักข่าว
นอกจากนี้คุณยังต้องการให้แน่ใจว่าคุณมีเส้นทางและคำแนะนำพิเศษภายในการแถลงข่าวของคุณ หากสำนักงานใหญ่ของ บริษัท ของคุณอยู่ในสถานที่แห่งเดียว แต่งานของคุณอยู่ที่โรงงานของคุณ 30 ไมล์คุณต้องทำให้ชัดเจนในการเปิดตัวของคุณ
ดูโทรศัพท์
หลังจากที่คุณส่งข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณคุณสามารถโทรหาบรรณาธิการได้ที่หนังสือพิมพ์หรือผู้ผลิตที่สถานีโทรทัศน์เพื่อตรวจสอบว่าพวกเขาได้รับมันหรือไม่ นั่นคือทั้งหมดที่คุณต้องถาม
บ่อยครั้งที่มันจะเปิดการสนทนาเพื่อให้พวกเขาบอกคุณว่าพวกเขาคิดว่าพวกเขาจะมาได้หรือไม่ แต่ถึงแม้ว่ามันจะไม่เป็นเช่นนั้นคุณก็ไม่ต้องการถามว่ามันกำลังจะมาหรือไม่ พวกเขาจะอยู่ที่นั่นถ้าทำได้ แต่จะไม่ทำสัญญาใด ๆ
โปรดจำไว้ว่าข่าวด่วนหรือวันหนัก ๆ อาจทำให้พวกเขาไม่สามารถมาในนาทีสุดท้ายได้ คุณไม่ต้องการที่จะรบกวนพวกเขาเพื่อดูว่าพวกเขากำลังจะมาถึงแม้ในวันที่มีเหตุการณ์เมื่อคุณยืนอยู่ตรงนั้นรอให้ผู้สื่อข่าวปรากฏตัว
คุณต้องการดูเวลาที่คุณโทรออกด้วย โทรสิบนาทีก่อน 17:00 น. อาจดูเหมือนสิ้นวันสำหรับคุณ แต่สำหรับผู้ผลิตที่สิบนาทีจนกว่าจะมีการออกอากาศในตอนกลางคืน เวลาที่ดีที่สุดในการโทรโดยทั่วไปคือประมาณ 10:00 น. และระหว่าง 1:00 น. - 2:30 น.
วางแผนเวลากิจกรรมของคุณอย่างระมัดระวัง
ทุกคนทำงานตามกำหนดเวลา หนังสือพิมพ์ได้กำหนดเวลาที่พวกเขาวางประเด็นในวันถัดไปเข้านอน หมายความว่าหากพวกเขามาที่กิจกรรมของคุณเวลา 17.00 น. ในวันพฤหัสบดีความคุ้มครองอาจไม่ปรากฏจนกว่าจะถึงวันเสาร์
สถานีโทรทัศน์โดยทั่วไปจะมีตอนเช้าเที่ยง 5:00, 6:00, 10:00 และ / หรือ 11:00 น. การประกาศในระหว่างสัปดาห์ขึ้นอยู่กับตลาดทีวีของคุณ รับความคุ้มครองหากกิจกรรมสื่อของคุณเริ่มเวลา 4:00 น. อาจจะยุ่งยากมาก พวกเขาจะไม่เพียงแค่กระโดดเข้าไปในรถข่าวของพวกเขาและขับรถอย่างบ้าคลั่งเพื่อขึ้นเทปเวลา 5:00 มีสคริปต์ที่จะต้องเขียนและเทปที่จะต้องแก้ไข
วางแผนเวลากิจกรรมของคุณเพื่อไม่ให้นักข่าวสะดวกเท่านั้น แต่ยังเพิ่มโอกาสในการได้รับการเปิดเผยมากขึ้น
อย่าพยายามทำทุกอย่าง
เพื่อเป็นการดึงดูดผู้กำกับอย่าบอกนักข่าวช่างภาพหรือช่างวิดีโอว่าคุณต้องการให้พวกเขาได้ภาพอะไร คุณต้องการสร้างสายสัมพันธ์ที่แน่นอนกับพวกเขาและเริ่มต้นความสัมพันธ์กับหนังสือพิมพ์หรือสถานีโทรทัศน์ คุณจะไม่ชนะเพื่อน ๆ โดยบอกพวกเขาถึงวิธีการทำงานของพวกเขา
ทำให้ง่ายต่อการเข้า (ออก)
หากคุณจัดงานที่โรงงานเท้า 50,000 ตารางฟุตของคุณและพื้นที่ที่คุณอนุญาตให้สื่ออยู่ด้านหลังของอาคารให้พวกเขาเข้าถึงได้ง่ายที่สุด อย่าให้พวกเขาจอดรถที่ด้านหน้าอาคารแล้วดึงอุปกรณ์ของพวกเขาไปทางด้านหลังถ้าคุณสามารถช่วยได้ หากมีวิธีขับรถไปทางด้านหลังให้สื่อทราบเส้นทางการขับขี่ในข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณและทำเครื่องหมายวิธีเมื่อพวกเขามาถึงอย่างชัดเจน
คุณต้องการพิจารณาว่าพื้นที่ใดในโรงงานของคุณที่ถูก จำกัด อย่างเข้มงวด ตัวอย่างเช่นหากคุณไม่สามารถหลีกเลี่ยงการเดินนานคุณต้องการให้สื่อเดินผ่านอาคารทั้งหมดด้วยกล้องจริงหรือไม่? ไม่ได้หมายความว่าพวกเขาจะเริ่มถ่ายทำในสิ่งที่ต้องการ แต่หลาย บริษัท มีนโยบายที่เข้มงวดเกี่ยวกับสถานที่ที่กล้องและไม่ใช่พนักงานสามารถไปด้วยเหตุผลที่เป็นกรรมสิทธิ์
พิจารณาภาพ
คิดเกี่ยวกับภาพของคุณอย่างระมัดระวัง ให้ประสบการณ์ตรงกับสื่อมากที่สุด การพูดคุยเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์เป็นเวลาครึ่งชั่วโมงจากนั้นอ้างอิงรูปภาพในแผ่นพับเป็นสิ่งที่สื่อไม่จำเป็นต้องปรากฏ โปรดจำไว้ว่าพวกเขากำลังส่งต่อภาพให้กับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของคุณ - ผู้ชมหรือผู้อ่านของพวกเขา - ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องคำนึงถึงผู้ชมของคุณเพื่อที่คุณจะได้รับความคุ้มครองที่คุณต้องการ
อย่าลืมชุดกด
รวมข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมของคุณและมอบให้กับสื่อ ข้อมูลนี้จะช่วยให้พวกเขาเขียนเรื่องราว แต่ยังช่วยให้คุณสามารถควบคุมข่าวได้มากขึ้นเนื่องจากคุณให้ข้อมูลที่สำคัญแก่พวกเขา
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าที่ติดต่อสื่อของคุณพร้อมใช้งาน
อย่าลืมที่จะทำให้คำถามสื่อของคุณสามารถติดต่อได้ หากนักข่าวมีคำถามเพิ่มเติมพวกเขาจะต้องสามารถติดต่อสื่อของคุณได้อย่างรวดเร็ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมหมายเลขโทรศัพท์ของผู้ติดต่อสื่อและข้อมูลติดต่ออื่น ๆ ไว้ในชุดข่าวของคุณ
ใช้พนักงานที่มีประสบการณ์
คุณไม่จำเป็นต้อง จำกัด ผู้แทนกิจกรรมของคุณไปยังผู้ติดต่อสื่อของคุณเอง หากพนักงานสามารถให้เสียงที่ดีกว่าได้เพราะพวกเขามีประสบการณ์มากขึ้นในการพัฒนาและทำงานกับผลิตภัณฑ์บางอย่างทำให้พวกเขามีคำถาม
เตรียมคำชี้แจงของคุณไว้ล่วงหน้า
หากคุณวางแผนที่จะพูดคุยกับกล้องหรือผู้รายงานหนังสือพิมพ์ให้คิดถึงสิ่งที่คุณต้องการจะพูดล่วงหน้า มันสามารถช่วยให้เพื่อนที่ไม่คุ้นเคยกับธุรกิจของคุณอ่านชุดสื่อสิ่งพิมพ์และถามคำถามที่พวกเขามี จากคำถามเหล่านี้รวมถึงการระดมสมองของคุณเองให้ทำรายการคำตอบ คุณไม่ต้องการที่จะฟังเสียงซ้อม แต่คุณไม่ต้องการที่จะฟังไม่ได้เตรียมตัวหรือพูดว่า "อืมม ... " มาก
คุณต้องการพิจารณาสื่อประเภทต่าง ๆ ด้วย หนังสือพิมพ์มีความต้องการที่แตกต่างจากโทรทัศน์และในทางกลับกัน นักข่าวหนังสือพิมพ์อาจถามคำถามที่แตกต่างจากนักข่าวทีวีมาก สื่อแต่ละรายการมีวิธีการนำเสนอข่าวของคุณที่แตกต่างกันดังนั้นพวกเขาจึงต้องการประเภทที่เหมาะสมกับผู้ชมมากที่สุด
เกิดอะไรขึ้นถ้าผู้สื่อข่าวไม่แสดง
สถานีหรือหนังสือพิมพ์อาจส่งช่างภาพหรือช่างวิดีโอแทนนักข่าว ไม่ได้หมายความว่าเรื่องราวของคุณไม่สำคัญสำหรับพวกเขา พวกเขาจะไม่อยู่ที่นั่นถ้าพวกเขาไม่ได้วางแผนที่จะให้ความคุ้มครองเรื่องราวของคุณดังนั้นให้ปฏิบัติต่อผู้ที่ปรากฏตัวออกมาได้ดีมาก
หากช่างวิดีโอกำลังปลดอุปกรณ์ของพวกเขาอย่าส่งชุดกดให้พวกเขาทันที เสนอให้พกติดตัวไว้จนกว่าพวกเขาจะสามารถรับภาพที่ต้องการได้ การปฏิบัติต่อพวกเขาเหมือนพลเมืองชั้นสองจะทำให้กลับไปที่สถานีและอาจทำให้คุณมีโอกาสได้รับความคุ้มครองในอนาคต
