วิธีการเขียนจดหมายแสดงการปฏิบัติงานของพนักงาน
เนื้อหา
- ส่วนประกอบของจดหมายแสดงความนับถือ
- ความสำคัญของลายเซ็น
- เปิดโอกาสให้พนักงานตอบสนอง
- ตัวอย่างจดหมายเรียกร้อง
- ตัวอย่างจดหมายตอบโต้ # 1 (เวอร์ชันข้อความ)
- ตัวอย่างจดหมายของผู้เอาผิด # 2 (เวอร์ชั่นข้อความ)
- การรับทราบการรับพนักงาน
จดหมายการตำหนิเป็นจดหมายที่ผู้บังคับบัญชาเขียนขึ้นเพื่อให้แถลงการณ์อย่างเป็นทางการเกี่ยวกับปัญหาด้านประสิทธิภาพที่พนักงานต้องปรับปรุง จดหมายการตำหนิมักจะเป็นขั้นตอนหนึ่งในกระบวนการลงโทษทางวินัยอย่างเป็นทางการซึ่งอาจส่งผลให้มีการลงโทษทางวินัยเพิ่มเติมสำหรับพนักงานจนถึงและรวมถึงการเลิกจ้างหากพนักงานไม่สามารถปรับปรุงได้
จดหมายการตำหนิเป็นองค์ประกอบที่สำคัญในเอกสารของปัญหาประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานสำหรับพนักงานและนายจ้าง จดหมายที่พิมพ์เป็นลายลักษณ์อักษรว่ากล่าวอย่างชัดเจนและเฉพาะเจาะจงถึงประสิทธิภาพที่ต้องปรับปรุงและผลที่ตามมาหากประสิทธิภาพไม่ดีขึ้น
โดยทั่วไปแล้วจดหมายธุรกิจอย่างเป็นทางการจะติดตามหลังจากความพยายามในการฝึกด้วยวาจาโดยหัวหน้างาน อย่างไรก็ตามพวกเขามักจะมาก่อนที่จะแก้ไขด้วยวาจาให้กับพนักงาน - เรียกว่าคำเตือนด้วยวาจาหรือคำเตือนด้วยวาจาอย่างเป็นทางการ ขั้นตอนทั้งหมดควรเน้นที่ปัญหาประสิทธิภาพหรือปัญหาประสิทธิภาพที่เกี่ยวข้อง
ส่วนประกอบของจดหมายแสดงความนับถือ
ตัวอักษรที่มีประสิทธิภาพของการตำหนิมีส่วนประกอบหลายอย่างที่เหมือนกัน พวกเขาควรมีคำชี้แจงที่ชัดเจนของปัญหาหรือปัญหาด้านประสิทธิภาพที่พนักงานต้องปรับปรุง มันอาจระบุตัวอย่างหลายวิธีที่พนักงานสามารถเปลี่ยนประสิทธิภาพการทำงานเพื่อให้สอดคล้องกับความคาดหวังในการปฏิบัติงาน การให้ตัวอย่างช่วยให้พนักงานได้รับรูปภาพที่ใช้ร่วมกัน - ความหมายที่แชร์กัน - รอบ ๆ หัวหน้างานและความคาดหวังของ บริษัท
หากเกี่ยวข้องให้รวมไทม์ไลน์ภายในผลการปฏิบัติงานของพนักงานที่ต้องปรับปรุง การอ้างอิงนี้สามารถอยู่ในรูปแบบของวันที่ครบกำหนดหรือวันที่สิ้นสุด ณ เวลานั้นหัวหน้างานจะประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงานอีกครั้ง
อธิบายว่าการปฏิบัติที่ไม่ส่งผลกระทบไม่เพียง แต่กับพนักงาน แต่ยังรวมถึงสถานที่ทำงานและความสำเร็จขององค์กร ให้คำแถลงที่ชัดเจนเกี่ยวกับผลที่พนักงานจะได้รับหากผลการปฏิบัติงานของพวกเขาไม่สามารถปรับปรุงได้ตามที่อธิบายไว้ในจดหมายการตำหนิ
ความสำคัญของลายเซ็น
ลายเซ็นของหัวหน้างานหรือผู้จัดการของพนักงานเป็นสิ่งสำคัญเมื่อมันมาถึงการตำหนิ โดยทั่วไปจดหมายประกอบด้วยข้อความที่ลายเซ็นของพนักงานแสดงว่าพวกเขาได้รับจดหมาย ไม่จำเป็นต้องระบุว่าพวกเขาเห็นด้วยกับเนื้อหา คุณต้องมีความเฉพาะเจาะจงในถ้อยคำเพื่อให้พนักงานเข้าใจว่าพวกเขากำลังรับทราบว่าไม่ได้ทำผิด
เปิดโอกาสให้พนักงานตอบสนอง
คุณควรให้โอกาสพนักงานในการตอบสนองต่อปัญหาที่เกิดขึ้นในจดหมายของการตำหนิ คำคัดค้านควรเป็นลายลักษณ์อักษรลงวันที่และลงนามโดยพนักงาน พนักงานอาจเห็นด้วยไม่เห็นด้วยแสดงความไม่พอใจและอื่น ๆ การโต้แย้งโดยพนักงานที่แนบมากับจดหมายต้นฉบับของการตำหนิ
ตัวอย่างจดหมายเรียกร้อง
นี่คือตัวอย่างของจดหมายตำหนิ ดาวน์โหลดจดหมายของแม่แบบการตำหนิ (เข้ากันได้กับ Google เอกสารและ Word Online) หรือดูตัวอย่างด้านล่าง
ตัวอย่างจดหมายตอบโต้ # 1 (เวอร์ชันข้อความ)
ถึง: Jeffery Jones
จาก: George Peterson
วันที่: 1 กันยายน 2018
เรื่อง Letter of Reprimand
นี่เป็นจดหมายอย่างเป็นทางการของการตำหนิเพื่อแจ้งให้คุณทราบว่าผลการปฏิบัติงานของคุณไม่เป็นไปตามระดับที่คุณคาดหวัง ในงานของคุณในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้านเทคนิคสำหรับการสนับสนุนลูกค้าความคาดหวังของงานได้รับการพัฒนาโดยกลุ่มผู้เชี่ยวชาญด้านการสนับสนุนด้านเทคนิคและผู้จัดการของพวกเขาทั้งหมด ซึ่งหมายความว่าพวกเขาเป็นมาตรฐานที่ยอมรับสำหรับประสิทธิภาพของผู้เชี่ยวชาญด้านการสนับสนุนทางเทคนิคแต่ละคน
คุณไม่สามารถดำเนินการด้วยวิธีต่อไปนี้
- จำนวนลูกค้าที่คุณให้บริการในหนึ่งสัปดาห์ต่ำกว่ามาตรฐาน 30% ที่ผู้เชี่ยวชาญด้านการสนับสนุนด้านเทคโนโลยีคนอื่นกำลังประชุม
- ระดับความยากของปัญหาที่คุณเลือกที่จะตอบสนองต่ำกว่ามาตรฐาน 40% ที่พนักงานคนอื่น ๆ กำลังบรรลุ
- ระยะเวลาที่ลูกค้าใช้โทรศัพท์กับคุณเกินกว่าพนักงานคนอื่น 25%
อย่างที่คุณเห็นในการวัดประสิทธิภาพที่สำคัญที่สุดสามประการสำหรับงานของคุณคุณไม่ประสบความสำเร็จ หัวหน้างานของคุณพูดกับคุณหลายครั้งและคุณได้รับการฝึกอบรมเพิ่มเติม ดังนั้นเราเชื่อว่าคุณไม่เต็มใจที่จะแสดง สิ่งนี้มีผลกระทบต่อปริมาณงานของพนักงานเทคโนโลยีคนอื่น ๆ
เราจำเป็นต้องเห็นการปรับปรุงในทันทีทั้งสามด้านของการปฏิบัติงานหรือการดำเนินการทางวินัยเพิ่มเติมถึงและรวมถึงการเลิกจ้างจะเกิดขึ้น เรามีศรัทธาที่คุณสามารถปรับปรุงได้ เราจำเป็นต้องเห็นการปรับปรุงทันที
George Peterson หัวหน้างาน
Marian Demark ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล
ตัวอย่างจดหมายของผู้เอาผิด # 2 (เวอร์ชั่นข้อความ)
ถึง: Linda Rodriguez
จาก: Mary Wilmont
วันที่: 1 กันยายน 2018
เรื่อง Letter of Reprimand
จุดประสงค์ของจดหมายฉบับนี้คือเพื่อแจ้งให้คุณทราบอย่างเป็นทางการว่าการเข้าร่วมของคุณนั้นส่งผลเสียต่อความสามารถในการทำงานของคุณ ในขณะที่เงินเดือนพนักงานที่ได้รับการยกเว้นไม่จำเป็นต้องทำงานตามชั่วโมงที่กำหนด แต่สัปดาห์ทำงานสี่สิบชั่วโมงนั้นเป็นมาตรฐานและคาดหวัง
คุณไม่สามารถทำงานได้อย่างน้อยหนึ่งวันต่อสัปดาห์ตั้งแต่เริ่มงานใหม่และทำงานเพียงสามสิบสองชั่วโมงต่อสัปดาห์ ผู้จัดการของคุณได้แจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับเวลาว่างของ FMLA สำหรับปัญหาด้านการแพทย์ส่วนบุคคลหรือครอบครัว เขายังถามคุณว่าคุณต้องการที่พักหรือไม่เพื่อให้คุณสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เขาแนะนำให้คุณไปที่แผนกทรัพยากรมนุษย์เพื่อหารือเกี่ยวกับปัญหาเหล่านี้และการเข้าร่วมของคุณ คุณปฏิเสธโอกาสทั้งสามที่เราเสนอให้เพื่อช่วยคุณปรับปรุงประสิทธิภาพที่ไม่ดีนี้
ความจริงก็คือคุณไม่สามารถทำงานได้ภายในเวลาไม่ถึงสี่สิบชั่วโมง คุณไม่มีกำหนดเวลาสำหรับงานที่ได้รับมอบหมายและความล่าช้าของคุณมีผลกระทบต่อการทำงานของเพื่อนร่วมงานฝ่ายการตลาดของคุณ พวกเขาไม่มีวันครบกำหนดซึ่งเป็นผลมาจากความล้มเหลวในการดำเนินการของคุณ
นอกจากนี้งานที่ยังไม่เสร็จของคุณเมื่อกำหนดให้กับเพื่อนร่วมงานของคุณกำลังทำให้ภาระงานของพวกเขาล้นเกินเนื่องจากพวกเขามีงานที่ต้องใช้เวลาทำงานสี่สิบชั่วโมงต่อสัปดาห์ สิ่งนี้ไม่ยุติธรรมและเราจะไม่ยอมให้มีผลกระทบด้านลบต่อสถานที่ทำงานตั้งแต่วันนี้
เราจำเป็นต้องเห็นการปรับปรุงในการเข้าร่วมของคุณทันทีหรือเราจะยุติการจ้างงานของคุณ ซึ่งหมายความว่าคุณต้องเข้าร่วมงานห้าวันต่อสัปดาห์ หากคุณล้มเหลวในการเข้าร่วมงานห้าวันต่อสัปดาห์คุณจะไม่สามารถบรรลุเป้าหมายที่คุณได้รับงาน
นโยบายการเลิกจ้างตามมาตรฐานของเราจะให้คุณหกวันลาป่วยและสองวันหยุดส่วนตัวที่คุณต้องใช้ในหนึ่งปี คุณต้องสมัครล่วงหน้าก่อนวันหยุด
คุณใช้เวลาสี่วันที่ป่วยและวันส่วนตัวทั้งหมดของคุณด้วยการขาดเรียนในปัจจุบัน เราไม่ได้วางแผนที่จะให้เวลากับคุณมากขึ้น ซึ่งจะทำให้คุณมีเพียงสองวันที่ป่วยและเวลาวันหยุดของคุณจ่ายที่คุณต้องขอล่วงหน้า
หากคุณไม่มีงานเกินเวลาที่กำหนดไว้เราจะยุติการจ้างงานของคุณ เราหวังว่าคุณจะเข้าใจว่าคุณอยู่ใกล้แค่ไหนที่จะสูญเสียงานของคุณ คุณจะไม่ได้รับคำเตือนอีก
ความนับถือ,
แมรี่วิลมอนต์ผู้จัดการ
Thomas Credence ผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคล
การรับทราบการรับพนักงาน
มันเป็นสิ่งสำคัญในการสร้างทางกระดาษของพนักงานตำหนิการกระทำ กระบวนการนี้ช่วยให้สามารถสร้างหลักฐานที่แสดงว่าพนักงานได้รับแจ้งปัญหาและขั้นตอนอย่างเพียงพอเช่นการให้คำปรึกษาเพื่อแก้ไขสถานการณ์
การตอบรับอย่างง่ายเพื่อขอคำแนะนำชัดเจนว่าพนักงานได้รับการตำหนิ
