รายการทักษะผู้ช่วย Office และความรับผิดชอบ
เนื้อหา
ตำแหน่งผู้ช่วย Office (คล้ายกับผู้ช่วยส่วนตัว) สามารถพบได้ในทุกอุตสาหกรรมและแบ่งปันทักษะชุดใหญ่ ผู้ช่วย Office บางครั้งเรียกว่าเลขานุการหรือผู้ช่วยฝ่ายบริหาร แต่สิ่งที่พวกเขาทำคือช่วยในการทำงานของสำนักงาน ไม่ว่าสำนักงานจะเป็นของ บริษัท กฎหมาย, การแพทย์, สถาบันการศึกษาหรือ บริษัท ที่มีความต้องการที่คล้ายกัน; ใครบางคนต้องยื่นบันทึกรักษาตารางและดูแลการสื่อสารประจำในนามของคนที่ใช้สำนักงาน บางคนอาจเป็นคุณ
ผู้ช่วยสำนักงาน
ในขณะที่ตำแหน่งผู้ช่วยสำนักงานโดยทั่วไปจะคล้ายกัน แต่งานก็ยังคงผันแปร - มันแค่แตกต่างกันไปในแต่ละวันมากกว่าจากสำนักงานไปยังสำนักงาน วันนี้คุณอาจทำหน้าที่เป็นพนักงานต้อนรับพรุ่งนี้อาจต้องซ่อมเครื่องพิมพ์และหลังจากนั้นคุณจะต้องนำตู้เก็บเอกสารทั้งหมดเข้ามาในศตวรรษที่ยี่สิบเอ็ด คุณจะต้องมีทักษะในวงกว้างที่จะประสบความสำเร็จ
ผู้ช่วย Office เป็นหนึ่งในวีรบุรุษผู้ยิ่งใหญ่แห่งโลกธุรกิจเพราะเมื่อคุณทำงานถูกต้องไม่มีใครสังเกตเห็น - สำนักงานดูเหมือนจะทำงานด้วยตัวเอง แต่บางคนสนุกกับการทำงานที่รวดเร็ว แต่มีความยืดหยุ่นความรู้สึกของการเป็นหัวใจของทุกสิ่ง และเลขานุการที่ดียังสามารถหางานได้เกือบทุกที่ในองค์กรทุกประเภท
วิธีใช้รายการทักษะ
คุณสามารถใช้รายการทักษะเหล่านี้ตลอดกระบวนการค้นหางานของคุณ อันดับแรกชื่อของทักษะเหล่านี้ทำหน้าที่เป็นคำหลักดังนั้นให้ใช้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้เมื่อเขียนเรซูเม่ของคุณ อย่าพึ่งพาการจ้างผู้บังคับบัญชาเพื่อหาว่าคุณมีสิ่งที่พวกเขาต้องการบอกพวกเขาโดยตรง
ประการที่สองคุณสามารถใช้คำหลักเดียวกันนี้ในจดหมายปะหน้าของคุณ มุ่งเน้นไปที่สิ่งที่นายจ้างคาดหวังของคุณใส่ใจเป็นพิเศษ คุณจะต้องทำวิจัยของคุณเพราะในขณะที่งานผู้ช่วยในสำนักงานมักจะคล้ายกัน แต่การว่าจ้างหัวหน้างานมีความแตกต่างกันตามลำดับความสำคัญ รายละเอียดงานอาจรวมถึงรายการทักษะที่จำเป็น ให้ความสนใจกับมัน
สุดท้ายคุณสามารถใช้การสนทนานี้เพื่อวางแผนการสัมภาษณ์ของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีตัวอย่างพร้อมอย่างน้อยหนึ่งครั้งสำหรับคุณแสดงทักษะจากแต่ละหมวดหมู่ที่นี่
นอกจากนี้ยังอาจช่วยในการตรวจสอบรายการทักษะของเราที่ระบุไว้ตามงานและประเภทของทักษะ
ทักษะผู้ช่วยสำนักงานระดับสูง
ทักษะการสื่อสารด้วยวาจา: การสื่อสารเป็นทักษะที่อ่อนนุ่มที่สำคัญสำหรับผู้ช่วยสำนักงาน คุณจะต้องโต้ตอบกับหัวหน้างานเจ้าหน้าที่สำนักงานเพื่อนผู้เชี่ยวชาญที่คุณช่วยเหลือและอาจเป็นลูกค้าหรือผู้คนในสำนักงานอื่น ๆ ขององค์กรเดียวกัน คุณทำงานเป็นทีมและคุณเป็นศูนย์กลางการสื่อสารหลัก คุณจะต้องร่าเริงช่วยเหลือดีมีความรู้แจ้งและเป็นผู้ฟังที่ดีทุกวัน
- รับโทรศัพท์
- ลูกค้าสัมพันธ์
- การสื่อสาร
- โอนสายโทรศัพท์
- การรับข้อความ
- การโอนสายโทรศัพท์
- แผงสวิตช์
- โทรศัพท์
- การสื่อสารทางวาจา
ทักษะการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร: ผู้ช่วยสำนักงานส่วนใหญ่เขียนมาก พวกเขาอาจเขียนบันทึกช่วยจำกรอกแบบฟอร์มหรือร่างจดหมายหรืออีเมล บางคนสร้างเนื้อหาสำหรับเว็บไซต์ของ บริษัท หรือแก้ไขข้อความสำหรับคนอื่น ๆ การสื่อสารที่ชัดเจนเป็นมืออาชีพเป็นสิ่งจำเป็น
- จดหมาย
- อีเมล์
- จดหมาย
- จดหมาย
- การพิมพ์
- การประมวลผลคำ
- การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร
มิตร: ผู้ช่วยสำนักงานอาจเป็นบุคคลแรกที่ลูกค้าเห็นเมื่อเข้าสู่สำนักงาน หากผู้ครอบครองหลักของสำนักงานเกิดขึ้นในขณะนี้ผู้ช่วยสำนักงานอาจเป็นบุคคลเดียวที่ผู้เข้าชมโต้ตอบ คุณต้องพร้อมที่จะทักทายผู้เยี่ยมชมทุกคนด้วยรอยยิ้มและคำพูดที่สุภาพและช่วยเหลือพวกเขาในทุกสิ่งที่พวกเขาต้องการเท่าที่คุณจะทำได้ ดังนั้นทักษะด้านมนุษยสัมพันธ์ที่ดีจึงเป็นสิ่งจำเป็น
- บริการลูกค้า
- ผู้กำกับผู้เข้าชม
- คล่องตัว
- เป็นมิตร
- ทักทายแขก
- ความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล
- ทัศนคติเชิงบวก
- ความเชื่อถือได้
- ยินดีต้อนรับผู้เยี่ยมชม
ทักษะเทคโนโลยี: สมัยก่อนเลขานุการพิมพ์จำนวนมาก เวลามีการเปลี่ยนแปลงและดังนั้นจึงมีเทคโนโลยี แต่ผู้ช่วยสำนักงานยังคงคาดหวังว่าจะได้ใช้เวลาอยู่หน้าคีย์บอร์ดอย่างมากมาย แทนที่จะเป็นเครื่องพิมพ์ดีดคุณจะต้องรู้จักวิธีใช้แอปพลิเคชั่นซอฟต์แวร์ที่หลากหลาย การรู้วิธีการสนับสนุนเทคโนโลยีบางอย่างและวิธีการแก้ไขเครื่องพิมพ์ที่ไม่เข้าข้างก็ไม่เจ็บเช่นกัน
- คอมพิวเตอร์
- สันทัด
- อินเทอร์เน็ต
- Microsoft Office
- Microsoft Word
- QuickBooks
- เทคโนโลยี
องค์กร: ผู้ช่วย Office ต้องมีการจัดระเบียบอย่างมากเพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณจะต้องช่วยให้คนอื่นจัดระเบียบเช่นกันจากการบำรุงรักษาปฏิทินจนถึงการรักษาความเรียบร้อยของสำนักงาน
- การสนับสนุนการบริหาร
- นัดหมาย
- การเรียกเก็บเงิน
- ปฏิทิน
- เกี่ยวกับพระ
- การป้อนข้อมูล
- ส่งจดหมาย
- การยื่นอิเล็กทรอนิกส์
- รายงานค่าใช้จ่าย
- ยื่น
- แผนกต้อนรับส่วนหน้า
- การจัดการเงิน
- หน้าที่สำนักงาน
- เครื่องใช้สำนักงาน
- สินค้าคงคลังของสำนักงาน
- เครื่องใช้สำนักงาน
- การสนับสนุนสำนักงาน
- องค์กร
- เอกสาร
- การส่งสินค้า
ทักษะการแก้ปัญหา: การแก้ปัญหาหรือทักษะการคิดอย่างมีวิจารณญาณเป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้ช่วยสำนักงานเพราะคุณมักจะเป็นคนที่คนอื่น ๆ มาพร้อมกับคำถามหรือปัญหา
- ประสานงานกิจกรรมสำนักงาน
- การประชุม
- ทักษะการแก้ปัญหา
- ตอบข้อซักถาม
- การกำหนด
- คัดกรองและกำกับการโทร
- Spreadsheets
- การทำงานเป็นทีม
- การจัดการเวลา
- การเตรียมการเดินทาง
